Was über 500 echte Anrufe über die Telefonannahme in kleinen Betrieben verraten
Die meisten Anrufe sind keine glatten Terminbuchungen, sondern Anliegen, die aufgenommen und weitergegeben werden müssen. Rund jeder fünfte Anruf kommt außerhalb der Bürozeit, viele legen sofort wortlos auf. Und trotzdem endet die klare Mehrheit mit einem Ergebnis, ohne dass jemand den Hörer abnimmt.
Anonymisierte Auswertung aus dem laufenden Betrieb. Keine Einzelgespräche, keine Namen.
der Anrufe in einer Physiotherapie-Praxis enden mit einem konkreten Ergebnis, ohne dass jemand den Hörer abnimmt.
Die fünf Kernzahlen im Überblick
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Über alle sechs Betriebe. In der Physiotherapie-Praxis sind es 88 %.
Über alle Betriebe. In der Physiotherapie-Praxis 22 %.
Wenn tatsächlich gesprochen wird, sind es 77 Sekunden (Praxis 103 s).
Die glatte Sofort-Buchung ist die Ausnahme. In der Praxis sind es 13 %.
Rund jeder fünfte Anruf klingelt, wenn klassisch niemand abnimmt. Praxis rund 11 %.
Wann wird angerufen?
Der Montagsansturm ist kleiner als sein Ruf. Die Last verteilt sich nahezu gleichmäßig über die Werktage. Dicht ist vor allem der Vormittag. Die stärkste einzelne Stunde liegt zwischen 10 und 11 Uhr, werktags zwischen 8 und 11 Uhr gehen rund 29 % aller Anrufe ein.
Anteil der Anrufe je Wochentag, alle Betriebe. Werte in Prozent.
Jeder Werktag liegt zwischen 15 und 23 %. Kein Tag sticht als klarer Peak heraus, am Wochenende geht deutlich weniger ein.
Bürozeit hier definiert als Mo bis Fr, 8 bis 18 Uhr.
Wie lang und wie ernst?
Die Median-Dauer über alle Anrufe wird stark von den wortlosen Auflegern gedrückt. Wer tatsächlich spricht, bleibt deutlich länger in der Leitung.
Balkenlänge proportional zur Dauer in Sekunden.
der Anrufer legen in unter 10 Sekunden auf, ohne ein Wort zu sagen. Über alle Betriebe gerechnet. In der Physiotherapie-Praxis sind es 22 %.
Ein Teil davon dürfte auf die Überraschung zurückgehen, dass ein Assistent abnimmt. Wer ein echtes Anliegen hat, bleibt in der Regel dran.
Worum es am Telefon wirklich geht
Fast jede Produktwerbung führt mit der Terminbuchung. In echten Daten ist die glatte Sofort-Buchung die Ausnahme. Die eigentliche Arbeit am Telefon ist, Anliegen aufzunehmen, weiterzuleiten und Fragen zu beantworten.
Direkt gebuchte Termine machen gesamt 6 % aus, in der Physiotherapie-Praxis 13 %. Die häufigste Anrufart ist mit klarer Mehrheit das Aufnehmen und Weitergeben eines Anliegens. Genau das ist der Maßstab für einen guten Telefonassistenten, nicht die Buchungsquote.
Was das für kleine Betriebe heißt
Wer die Telefonannahme nur an der Zahl gebuchter Termine misst, unterschätzt sie. Der größte Teil der Anrufe sind Anliegen, die zuverlässig aufgenommen und weitergegeben werden müssen. Genau dort entsteht der Wert.
Rund jeder fünfte Anruf kommt außerhalb der klassischen Bürozeit. Die übrigen verteilen sich nicht auf einen einzelnen Problemtag, sondern über die ganze Woche. Punktuelle Verstärkung am Montagmorgen löst das Problem also nicht.
Dass 27 % der Anrufer wortlos auflegen, gehört zur ehrlichen Bilanz dazu. Entscheidend ist der Rest. Die klare Mehrheit der Anrufe endet mit einem konkreten Ergebnis, ohne dass im Betrieb jemand den Hörer abnimmt.
Wie ein Assistent diese Anrufe im Alltag übernimmt, zeigen die Seiten zum KI-Anrufbeantworter und zur Telefonannahme in der Physiotherapie. Was das kostet, steht im Kosten-Ratgeber.
Methodik und Transparenz
Quelle: SpeakKI-Anrufstudie 2026, Auswertung von über 500 anonymisierten Anrufen aus sechs kleinen Betrieben, Februar bis Juli 2026. https://speakki.de/studie/telefonannahme-2026
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SpeakKI nimmt Anrufe rund um die Uhr an und bucht Termine.
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