Was kostet ein KI-Telefonassistent? Preise & Modelle 2026

Ein KI-Telefonassistent kostet in Deutschland meist zwischen 0 € und 299 € im Monat. Drei Modelle dominieren: Minutenpreis (z. B. 0,10–0,28 €/Min on top), Flatrate mit Freiminuten-Paket (Grundgebühr 39–299 €) und Pay-per-Use ohne Grundgebühr (Sie zahlen nur pro Gespräch). Ein kostenloser Einstieg ist üblich, beim KI-Telefonassistenten von SpeakKI etwa mit 50 Freiminuten ohne Kreditkarte. Wirklich entscheidend ist nicht der Listenpreis, sondern ob der Assistent genug Arbeit abnimmt, um sich zu rechnen. Für die meisten kleinen Betriebe reicht ein Tarif zwischen 39 € und 89 €.

Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Die kurze Antwort: Bei seriösen Anbietern in Deutschland zahlen Sie für einen KI-Telefonassistenten zwischen 0 € und 299 € pro Monat. Bezahlte Tarife starten meist bei 39 €, und viele Anbieter bieten zusätzlich einen kostenlosen Test oder ein dauerhaft kostenloses Kontingent an. Nach oben ist die Spanne offen, zum Beispiel für Enterprise-Pakete für mehrere Standorte.

Der Preis hängt an drei Stellschrauben: der Grundgebühr, dem inkludierten Minuten- oder Gesprächskontingent und dem Preis pro Minute bzw. Gespräch, sobald das Kontingent aufgebraucht ist. Wer diese drei Werte kennt, kann jeden Anbieter vergleichen.

SpeakKI: 0 € Free-Tier mit 50 Freiminuten, ohne Kreditkarte – der günstigste Einstieg im Vergleich.

Was bestimmt den Preis?

Vier Faktoren entscheiden, was am Monatsende auf der Rechnung steht:

• Minutenpreis vs. Flatrate. Manche Anbieter rechnen rein pro Minute oder pro Gespräch ab, andere verkaufen ein festes Minutenpaket mit Grundgebühr. Pro-Minute klingt günstiger, wird bei vielen Anrufen aber schnell teurer und unkalkulierbar. Ein Paketpreis mit Freiminuten ist planbarer.
• Setup- und Einrichtungsgebühr. Einige Anbieter verlangen eine einmalige Einrichtungs- oder Onboarding-Pauschale. Achten Sie darauf: Bei SpeakKI gibt es keine Einrichtungsgebühr, und auf Wunsch richten wir das System kostenlos für Sie ein.
• Mindestlaufzeit. 12- oder 24-Monats-Verträge senken den Monatspreis, binden Sie aber lange. Monatlich kündbare Tarife kosten oft etwas mehr, geben Ihnen aber die Freiheit, wieder auszusteigen, wenn es nicht passt.
• Versteckte Kosten. Aufpreise für zusätzliche Rufnummern, SMS-Versand, Kalender- oder CRM-Anbindungen summieren sich. Bei fonio etwa kosten einzelne Zusatzfunktionen zwischen 5 € und 79 € pro Feature und Monat (z. B. zusätzliche Rufnummer 7 €, Zusatzkontakte 20 €, WhatsApp 79 €). Rechnen Sie solche Add-ons immer mit ein.

Preismodelle im Überblick

Modell	Wie abgerechnet wird	Typische Spanne	Für wen
Pay-per-Use	Nur pro geführtem Gespräch, keine Grundgebühr	~0,10–0,30 €/Min bzw. pro Anruf	Wenige, schwankende Anrufe
Flatrate mit Freiminuten	Feste Grundgebühr + inkludiertes Kontingent	39–299 €/Monat	Planbare, regelmäßige Anrufe
Grundgebühr + Minutenpreis	Niedrige Grundgebühr, jede Minute extra	49 € + 0,18–0,28 €/Min	Mittleres Anrufvolumen
Free-Tier / Test	Kostenloses Kontingent zum Ausprobieren	0 € (z. B. 50 Min)	Alle – zum Selbst-Testen
Enterprise	Individuelle Minutenpakete, SLA, Integrationen	auf Anfrage	Mehrere Standorte / hohes Volumen

Was kosten die Anbieter konkret?

Hier wird es interessant, denn die meisten Vergleichsartikel bleiben vage. Die folgende Tabelle zeigt die günstigsten öffentlich gelisteten Tarife der bekanntesten Anbieter (Stand 2026, netto, ohne Add-ons). Wo ein Anbieter keine öffentlichen Preise nennt, steht das ausdrücklich dabei.

Anbieter	Einstiegspreis	Inklusive	Danach	Modell
medflex	auf Anfrage	standortabhängig	auf Anfrage	Paket, standortbasiert
SpeakKI	39 €/Monat (Free ab 0 €)	300 Min	0,15 €/Min	Flatrate + Freiminuten
VITAS	ab 49 €/Monat (Flex)	–	0,28 €/Konversation	Grundgebühr + Gespräch
MediVoice (Mediform)	ab 90 €/Monat netto + Standort	500 Min	0,18 €/Min	Grundgebühr + Minuten
fonio	ab 99 €/Monat (Solo)	1.000 Min	0,12–0,15 €/Min	Flatrate + Add-ons 5–79 €
CGM One	ab 199 €/Monat je Standort	bis 1.000 Anrufe	299 €/699 € (mehr Volumen)	Paket je Praxisstandort
Doctolib (aus Aaron)	ab 229 €/Monat (inkl. MwSt.)	–	–	Teil der Praxissoftware ab Tarif „Patientenmanagement”

Zwei Dinge fallen auf. Erstens: Die Einstiegsspanne reicht von 39 € bis 229 €, und wo ein Anbieter darin landet, entscheiden die drei Stellschrauben Grundgebühr, Kontingent und Minutenpreis. Zweitens steckt der wahre Preis manchmal im Kleingedruckten: Der Telefonassistent von Doctolib etwa ist nicht einzeln erhältlich, sondern erst ab dem Tarif „Patientenmanagement” für 229 €/Monat (inkl. MwSt.) Teil der Praxissoftware. Wer nur den Telefonassistenten will, kauft das ganze Paket mit; einen kostenlosen Test gibt es nicht. Und medflex nennt gar keine öffentlichen Preise, dort müssen Sie erst ein Erstgespräch führen. (Preise und Konditionen können sich jederzeit ändern. Prüfen Sie den aktuellen Stand vor dem Abschluss direkt beim Anbieter; die Quellen unten verlinken die jeweiligen Preisseiten.)

Gibt es einen kostenlosen KI-Telefonassistenten?

Ja – aber man muss zwischen zwei Dingen unterscheiden: einem kostenlosen Test und einem dauerhaft kostenlosen Tarif.

Die meisten guten Anbieter lassen Sie kostenlos ausprobieren, weil ein KI-Telefonassistent etwas ist, das man hören muss, um ihm zu vertrauen. Bei SpeakKI bekommen Sie 50 Freiminuten, 14 Tage lang, mit allen Kernfunktionen – ohne Kreditkarte. Sie registrieren sich, richten den Assistenten ein (oder wir tun es kostenlos für Sie), lassen Kollegen testweise anrufen und prüfen die Terminbuchung in Ruhe. Erst wenn Sie überzeugt sind, wählen Sie einen Tarif und leiten Ihre echte Nummer um.

Ein dauerhaft kostenloser Vollbetrieb ist dagegen unrealistisch: Jeder Anruf verursacht echte Kosten für Spracherkennung, Sprachmodell und Telefonie. „Komplett gratis für immer” bedeutet in der Praxis meist ein sehr enges Limit oder fehlende Funktionen. Unsere Empfehlung: kostenlos testen, und danach zu einem fairen, monatlich kündbaren Preis weitermachen.

Der häufigste Einwand und der eigentliche Kosten-Irrtum

In unseren Verkaufsgesprächen ist der erste Einwand fast nie der Preis. Er lautet: „Mit einer KI will doch niemand sprechen.” Das ist verständlich, denn die meisten kennen nur die alten, sturen Sprachmenüs. Heutige Assistenten sind etwas anderes: Spracherkennung, Sprachmodelle und Sprachausgabe werden Monat für Monat besser, sie verstehen freie Sätze und antworten natürlich. Der eigentliche Kosten-Irrtum versteckt sich dahinter und er hat zwei Seiten.

Erstens: Viele starren auf den Minutenpreis, als wäre er die ganze Wahrheit. Ob eine Minute 0,12 € oder 0,18 € kostet, entscheidet bei einem kleinen Betrieb über wenige Euro im Monat. Die relevante Frage ist nicht „Was kostet die Minute?”, sondern „Wie viel Arbeit nimmt mir der Assistent ab und was ist diese Zeit wert?” Ein Assistent, der Termine selbst sucht und bucht, verschiebt, absagt, Anrufe weiterleitet oder Daten im CRM nachschlägt, erledigt einen Großteil der Anfragen vollständig. Was er nicht klären kann, notiert er als Zusammenfassung. Sie rufen zurück, sobald Sie Zeit haben.

Zweitens: Ein KI-Telefonassistent lohnt sich nicht für jeden. Wer kaum Anrufe bekommt oder ohnehin eine Kraft hat, die den ganzen Tag im Geschäft sitzt und Zeit fürs Telefon hat, zahlt mit einem Assistenten nur drauf. Sinnvoll wird es erst, wenn er eine Person wirklich entlastet und diese dadurch Zeit für die eigentliche Arbeit gewinnt. Genau deshalb kommen die meisten Anfragen von Betrieben, die schlicht überlastet sind: zu viele Anrufe, zu wenig Zeit, ständige Unterbrechungen.

Und Unterbrechungen sind teurer, als sie wirken. Jedes Telefonat, das Sie mitten in einer Aufgabe annehmen, reißt Sie heraus. Die Aufmerksamkeitsforscherin Gloria Mark (UC Irvine) hat gezeigt, dass unterbrochene Arbeit zwar oft schneller, aber mit deutlich mehr Stress erledigt wird. Die von ihr häufig zitierte Faustzahl: Nach einer Unterbrechung dauert es im Schnitt rund 23 Minuten, bis man wieder voll bei der ursprünglichen Aufgabe ist. Ein Assistent, der die Anrufe abfängt und auf eine Zusammenfassung reduziert, schützt genau diese konzentrierte Zeit.

Praxis-Beobachtung: Betriebe mit festem Stammkundenkreis kommen am schnellsten klar: Die Anrufer kennen den Ablauf und sagen dem Assistenten direkt ihr Anliegen, etwa für einen Termin. Bei wechselnder Kundschaft legen manche auf, sobald sie die KI bemerken. Dafür schickt SpeakKI automatisch eine kurze SMS mit der Bitte, das Anliegen doch der KI zu schildern. Unsere Erfahrung: Wer trotzdem auflegt und nichts hinterlässt, hatte meist kein dringendes Anliegen – und der überlastete Inhaber ist froh, dass die wichtigen Anrufe sauber erfasst sind.

Rechnet sich das? Die ehrliche Vergleichsrechnung

Worauf es am Ende ankommt: eingesparte Zeit. Der Handwerker, der länger auf der Baustelle bleibt, statt ständig ans Telefon zu gehen. Die Ärztin, die sich um Patienten kümmert, statt um das dauernd klingelnde Telefon. Oder der Betrieb, der genug Personal hat, aber bei dem die Anrufe trotzdem keine ruhige Minute lassen.

Für solche Betriebe ist ein KI-Telefonassistent wie eine zusätzliche Arbeitskraft, die nur einen Bruchteil kostet, nie krank wird, keinen Urlaub nimmt und rund um die Uhr erreichbar ist. Genau damit vergleichen unsere Kunden die Kosten: nicht mit dem Nichts, sondern mit der Alternative.

Eine zusätzliche Kraft, die nie krank wird, keinen Urlaub nimmt und rund um die Uhr erreichbar ist – zu einem Bruchteil der Kosten.

Dazu kommt die Kehrseite: Anrufe, die niemand annimmt, sind nicht einfach weg – sie kosten. Eine 2024 veröffentlichte Auswertung von 411 Locals über 85 Betriebe und 58 Branchen fand, dass nur 37,8 % der eingehenden Anrufe überhaupt von einer Person angenommen wurden. Und wer nicht durchkommt, ruft selten erneut an: Laut PATLive rufen rund 85 % der Anrufer, die niemanden erreichen, kein zweites Mal an. Viele wenden sich an den nächsten Anbieter. Jeder abgefangene Anruf, der sonst verloren gewesen wäre, arbeitet also gegen den Monatspreis.

Was zahlt ein echter Kunde? Ganz konkret, ohne Schönrechnen: Die kleinen Betriebe, die SpeakKI produktiv nutzen, fahren mit dem Starter-Tarif für 39 € und 300 Freiminuten und kommen damit locker hin. Im Schnitt telefonieren sie 3 bis 4 Stunden im Monat über SpeakKI, also deutlich innerhalb des Kontingents. Mehr ist es für einen typischen kleinen Betrieb oft nicht. Anders gerechnet: Schon ein einziger gewonnener Auftrag, der sonst als verpasster Anruf verloren gewesen wäre, deckt diese 39 € meist um ein Vielfaches.

Mehr zu einzelnen Branchen lesen Sie auf unseren Seiten für Handwerk und Arztpraxis – oder direkt bei den Preisen.

Quellen

• Gloria Mark, Daniela Gudith, Ulrich Klocke (2008): The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress, CHI ‘08 – Beleg, dass unterbrochene Arbeit mehr Stress und Aufwand verursacht. PDF: ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
• Gloria Mark (UC Irvine) – die häufig zitierte Wiederaufnahmezeit von rund 23 Minuten geht auf ihre Aufmerksamkeitsforschung zurück (u. a. Buch Attention Span, 2023): ics.uci.edu/~gmark
• 411 Locals (2024): Test von 85 Betrieben in 58 Branchen – nur 37,8 % der Anrufe wurden persönlich angenommen: 411locals.us/small-business-owners-dont-answer-62-of-phone-calls
• PATLive – rund 85 % der Anrufer, die niemanden erreichen, rufen kein zweites Mal an: patlive.com/blog/the-cost-of-missed-calls
• fonio – Preise (Solo/Team, Add-ons): fonio.ai/de/preise
• Doctolib – Preise & Funktionen (KI-Telefonassistent ab Tarif „Patientenmanagement”): info.doctolib.de/preis
• MediVoice (Mediform) – Preise: mediform.io/pricing
• CGM One – Preiskonfigurator (TelefonAssistent): cgm.com/deu_de/landing/konfigurator
• medflex – KI-Telefonassistent: medflex.de/ki-telefonassistent
• VITAS – Preise: telefonassistent.de/preise
• Anbieter-Übersicht Arztpraxis (Vergleich): medizinio.de/digitalisierung/telefonassistent-arztpraxis
• SpeakKI – Preise: speakki.de/#preise

Stand der Preisangaben: 2026. Preise und Konditionen können sich ändern – bitte vor Abschluss beim jeweiligen Anbieter prüfen.