Was kostet ein KI-Telefonassistent? Preise & Modelle 2026
Zwischen 0 und 299 € im Monat: Was ein KI-Telefonassistent kostet, welche Preismodelle es gibt und ab wann er sich rechnet. Alle Anbieter im Vergleich.
Ein KI-Telefonassistent kostet in Deutschland meist zwischen 0 € und 299 € im Monat. Drei Modelle dominieren: Minutenpreis (z. B. 0,10–0,28 €/Min on top), Flatrate mit Freiminuten-Paket (Grundgebühr 39–299 €) und Pay-per-Use ohne Grundgebühr (Sie zahlen nur pro Gespräch). Ein kostenloser Einstieg ist üblich, beim KI-Telefonassistenten von SpeakKI etwa mit 50 Freiminuten ohne Kreditkarte. Wirklich entscheidend ist nicht der Listenpreis, sondern ob der Assistent genug Arbeit abnimmt, um sich zu rechnen. Für die meisten kleinen Betriebe reicht ein Tarif zwischen 39 € und 89 €.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Die kurze Antwort: Bei seriösen Anbietern in Deutschland zahlen Sie für einen KI-Telefonassistenten zwischen 0 € und 299 € pro Monat. Bezahlte Tarife starten meist bei 39 €, und viele Anbieter bieten zusätzlich einen kostenlosen Test oder ein dauerhaft kostenloses Kontingent an. Nach oben ist die Spanne offen, zum Beispiel für Enterprise-Pakete für mehrere Standorte.
Der Preis hängt an drei Stellschrauben: der Grundgebühr, dem inkludierten Minuten- oder Gesprächskontingent und dem Preis pro Minute bzw. Gespräch, sobald das Kontingent aufgebraucht ist. Wer diese drei Werte kennt, kann jeden Anbieter vergleichen. Und wer vorab klären will, was ein digitaler Telefonassistent heute überhaupt leisten kann und wo seine Grenzen liegen, findet dort den Funktions-Überblick.
Was bestimmt den Preis?
Vier Faktoren entscheiden, was am Monatsende auf der Rechnung steht:
- Minutenpreis vs. Flatrate. Manche Anbieter rechnen rein pro Minute oder pro Gespräch ab, andere verkaufen ein festes Minutenpaket mit Grundgebühr. Pro-Minute klingt günstiger, wird bei vielen Anrufen aber schnell teurer und unkalkulierbar. Ein Paketpreis mit Freiminuten ist planbarer.
- Setup- und Einrichtungsgebühr. Einige Anbieter verlangen eine einmalige Einrichtungs- oder Onboarding-Pauschale. Achten Sie darauf: Bei SpeakKI gibt es keine Einrichtungsgebühr, und auf Wunsch richten wir das System kostenlos für Sie ein.
- Mindestlaufzeit. 12- oder 24-Monats-Verträge senken den Monatspreis, binden Sie aber lange. Monatlich kündbare Tarife kosten oft etwas mehr, geben Ihnen aber die Freiheit, wieder auszusteigen, wenn es nicht passt.
- Versteckte Kosten. Aufpreise für zusätzliche Rufnummern, SMS-Versand, Kalender- oder CRM-Anbindungen summieren sich. Bei fonio etwa kosten einzelne Zusatzfunktionen zwischen 5 € und 20 € pro Feature und Monat (z. B. zusätzliche Rufnummer 7 €, WhatsApp-Nummer 19 €, Zusatzkontakte 20 €). Rechnen Sie solche Add-ons immer mit ein.
Preismodelle im Überblick
| Modell | Wie abgerechnet wird | Typische Spanne | Für wen |
|---|---|---|---|
| Pay-per-Use | Nur pro geführtem Gespräch, keine Grundgebühr | ~0,10–0,30 €/Min bzw. pro Anruf | Wenige, schwankende Anrufe |
| Flatrate mit Freiminuten | Feste Grundgebühr + inkludiertes Kontingent | 39–299 €/Monat | Planbare, regelmäßige Anrufe |
| Grundgebühr + Minutenpreis | Niedrige Grundgebühr, jede Minute extra | 49 € + 0,18–0,28 €/Min | Mittleres Anrufvolumen |
| Free-Tier / Test | Kostenloses Kontingent zum Ausprobieren | 0 € (z. B. 50 Min) | Alle – zum Selbst-Testen |
| Enterprise | Individuelle Minutenpakete, SLA, Integrationen | auf Anfrage | Mehrere Standorte / hohes Volumen |
Was kosten die Anbieter konkret?
Hier wird es interessant, denn die meisten Vergleichsartikel bleiben vage. Die folgende Tabelle zeigt die günstigsten öffentlich gelisteten Tarife der bekanntesten Anbieter (Stand 2026, netto, ohne Add-ons). Wo ein Anbieter keine öffentlichen Preise nennt, steht das ausdrücklich dabei.
| Anbieter | Einstiegspreis | Inklusive | Danach | Modell |
|---|---|---|---|---|
| medflex | auf Anfrage | standortabhängig | auf Anfrage | Paket, standortbasiert |
| SpeakKI | 39 €/Monat (Free ab 0 €) | 300 Min | 0,15 €/Min | Flatrate + Freiminuten |
| VITAS | ab 49 €/Monat (Flex) | – | 0,28 €/Konversation | Grundgebühr + Gespräch, Extras als Pakete |
| MediVoice (Mediform) | ab 90 €/Monat netto + Standort | 500 Min | 0,18 €/Min | Grundgebühr + Minuten |
| fonio | ab 119 €/Monat (Solo) | 1.000 Min | 0,12–0,15 €/Min | Flatrate + Add-ons 5–20 € |
| CGM One | ab 199 €/Monat je Standort | bis 1.000 Anrufe | 299 €/699 € (mehr Volumen) | Paket je Praxisstandort |
| Doctolib (aus Aaron) | ab 229 €/Monat (inkl. MwSt.) | – | – | Teil der Praxissoftware ab Tarif „Patientenmanagement” |
Zwei Dinge fallen auf. Erstens: Die Einstiegsspanne reicht von 39 € bis 229 €, und wo ein Anbieter darin landet, entscheiden die drei Stellschrauben Grundgebühr, Kontingent und Minutenpreis. Zweitens steckt der wahre Preis manchmal im Kleingedruckten: Der Telefonassistent von Doctolib etwa ist nicht einzeln erhältlich, sondern erst ab dem Tarif „Patientenmanagement“ für 229 €/Monat (inkl. MwSt.) Teil der Praxissoftware. Wer nur den Telefonassistenten will, kauft das ganze Paket mit; einen kostenlosen Test gibt es nicht. Und medflex nennt gar keine öffentlichen Preise, dort müssen Sie erst ein Erstgespräch führen. (Preise und Konditionen können sich jederzeit ändern. Prüfen Sie den aktuellen Stand vor dem Abschluss direkt beim Anbieter; die Quellen unten verlinken die jeweiligen Preisseiten.) Ein Sonderfall ist die Abrechnung pro Anruf statt pro Minute, wie sie IONOS nutzt. Wann dieses Modell aufgeht und wann es teuer wird, rechnen wir im IONOS-Check durch.
Wer speziell für eine Praxis vergleicht, findet im Beitrag Telefonservice für die Arztpraxis die ausführliche Gegenüberstellung. Dort rechnen wir auch klassische Telefonservices wie ebuero und medisek gegen die KI-Variante. Für den Blick über den Preis hinaus, also Terminbuchung, Weiterleitung und Sprachen im direkten Vergleich, lohnt der KI-Telefonassistent Vergleich. Die Frage, wo Anruferdaten verarbeitet werden und was DSGVO-Konformität konkret verlangt, beantwortet der Beitrag zu KI-Telefonassistent und DSGVO. Und was am Telefon kleiner Betriebe tatsächlich passiert, zeigt unsere Anrufstudie 2026.
Was kostet ein einzelner Anruf? Die Rechnung für 20, 50 und 100 Anrufe
Die Tabelle oben zeigt Grundgebühren. Was ein Betrieb am Monatsende zahlt, hängt davon ab, wie viele Anrufe tatsächlich ankommen. Deshalb hier dieselben Tarife durchgerechnet, für einen kleinen Betrieb mit 20, einen mittleren mit 50 und einen gut ausgelasteten mit 100 Anrufen im Monat. Annahme: ein Anruf dauert eine Minute. In unserer Anrufstudie liegt der Median bei 46 Sekunden, die Rechnung ist also eher großzügig. Nur Anbieter mit öffentlichen Preisen, netto, Monats-Abo, ohne Zusatzpakete.
| Anbieter (Tarif) | 20 Anrufe | 50 Anrufe | 100 Anrufe | je Anruf bei 50 |
|---|---|---|---|---|
| SpeakKI (Starter, 300 Min) | 39,00 € | 39,00 € | 39,00 € | 0,78 € |
| IONOS (Flex, 30 Anrufe inkl.) | 39,00 € | 48,80 € | 73,30 € | 0,98 € |
| VITAS (Flex, 0,28 €/Gespräch) | 54,60 € | 63,00 € | 77,00 € | 1,26 € |
| HalloPetra (Einstieg, ~250 Min) | 99,00 € | 99,00 € | 99,00 € | 1,98 € |
| fonio (Solo, 1.000 Min) | 119,00 € | 119,00 € | 119,00 € | 2,38 € |
Drei Dinge zeigt die Rechnung. Erstens: Flatrates mit Freiminuten kosten bei 20 Anrufen dasselbe wie bei 100, der Preis pro Anruf sinkt also mit jedem Gespräch. Wer die 1.000 Minuten von fonio nie ausschöpft, zahlt für Kontingent, das er nicht braucht. Zweitens: Modelle mit Preis pro Anruf oder Gespräch starten günstig und werden mit dem Volumen teurer. Bei IONOS kippt es ab etwa 100 Anrufen, bei VITAS zahlen Sie ab dem ersten Gespräch mit. Drittens, und das übersehen die meisten Vergleiche: In unseren Daten legt rund jeder vierte Anrufer innerhalb von zehn Sekunden wortlos auf. Wer pro Gespräch abrechnet, zahlt diese Auflieger mit, weil VITAS jede eingehende Konversation ohne Mindestdauer zählt. Bei 100 Anrufen sind das rund 27 bezahlte Gespräche, in denen niemand etwas gesagt hat. Ob IONOS Auflieger als Anruf zählt, sagt die Preisseite nicht.
Für einen typischen kleinen Betrieb mit 30 bis 80 Anrufen im Monat ist die Flatrate mit passendem Kontingent deshalb fast immer die günstigste Variante, und sie ist planbar.
Gibt es einen kostenlosen KI-Telefonassistenten?
Ja, aber man muss zwischen zwei Dingen unterscheiden: einem kostenlosen Test und einem dauerhaft kostenlosen Tarif.
Die meisten guten Anbieter lassen Sie kostenlos ausprobieren, weil ein KI-Telefonassistent etwas ist, das man hören muss, um ihm zu vertrauen. Bei SpeakKI bekommen Sie 50 Freiminuten, 14 Tage lang, mit allen Kernfunktionen und ohne Kreditkarte. Sie registrieren sich, richten den Assistenten ein (oder wir tun es kostenlos für Sie), lassen Kollegen testweise anrufen und prüfen die Terminbuchung in Ruhe. Erst wenn Sie überzeugt sind, wählen Sie einen Tarif und leiten Ihre echte Nummer um.
Ein dauerhaft kostenloser Vollbetrieb ist dagegen unrealistisch: Jeder Anruf verursacht echte Kosten für Spracherkennung, Sprachmodell und Telefonie. „Komplett gratis für immer“ bedeutet in der Praxis meist ein sehr enges Limit oder fehlende Funktionen. Unsere Empfehlung: kostenlos testen, und danach zu einem fairen, monatlich kündbaren Preis weitermachen. Welche Anbieter sich wie lange und mit welchem Limit gratis testen lassen, vergleichen wir im Beitrag KI-Telefonassistent kostenlos.
Der häufigste Einwand und der eigentliche Kosten-Irrtum
In unseren Verkaufsgesprächen ist der erste Einwand fast nie der Preis. Er lautet: „Mit einer KI will doch niemand sprechen.“ Das ist verständlich, denn die meisten kennen nur die alten, sturen Sprachmenüs. Heutige Assistenten sind etwas anderes: Spracherkennung, Sprachmodelle und Sprachausgabe werden Monat für Monat besser, sie verstehen freie Sätze und antworten natürlich. Der eigentliche Kosten-Irrtum versteckt sich dahinter und er hat zwei Seiten.
Erstens: Viele starren auf den Minutenpreis, als wäre er die ganze Wahrheit. Ob eine Minute 0,12 € oder 0,18 € kostet, entscheidet bei einem kleinen Betrieb über wenige Euro im Monat. Die relevante Frage ist nicht „Was kostet die Minute?“, sondern „Wie viel Arbeit nimmt mir der Assistent ab und was ist diese Zeit wert?“ Ein Assistent, der Termine selbst sucht und bucht, verschiebt, absagt, Anrufe weiterleitet oder Daten im CRM nachschlägt, erledigt einen Großteil der Anfragen vollständig. Was er nicht klären kann, notiert er als Zusammenfassung. Sie rufen zurück, sobald Sie Zeit haben. Was ein so aufgebauter KI-Rezeptionist im Alltag übernimmt und wo er ehrlich an Grenzen stößt, haben wir in einem eigenen Beitrag aufgeschrieben.
Zweitens: Ein KI-Telefonassistent lohnt sich nicht für jeden. Wer kaum Anrufe bekommt oder ohnehin eine Kraft hat, die den ganzen Tag im Geschäft sitzt und Zeit fürs Telefon hat, zahlt mit einem Assistenten nur drauf. Sinnvoll wird es erst, wenn er eine Person wirklich entlastet und diese dadurch Zeit für die eigentliche Arbeit gewinnt. Genau deshalb kommen die meisten Anfragen von Betrieben, die schlicht überlastet sind: zu viele Anrufe, zu wenig Zeit, ständige Unterbrechungen.
Und Unterbrechungen sind teurer, als sie wirken. Jedes Telefonat, das Sie mitten in einer Aufgabe annehmen, reißt Sie heraus. Die Aufmerksamkeitsforscherin Gloria Mark (UC Irvine) hat gezeigt, dass unterbrochene Arbeit zwar oft schneller, aber mit deutlich mehr Stress erledigt wird. Die von ihr häufig zitierte Faustzahl: Nach einer Unterbrechung dauert es im Schnitt rund 23 Minuten, bis man wieder voll bei der ursprünglichen Aufgabe ist. Ein Assistent, der die Anrufe abfängt und auf eine Zusammenfassung reduziert, schützt genau diese konzentrierte Zeit.
Praxis-Beobachtung: Betriebe mit festem Stammkundenkreis kommen am schnellsten klar: Die Anrufer kennen den Ablauf und sagen dem Assistenten direkt ihr Anliegen, etwa für einen Termin. Bei wechselnder Kundschaft legen manche auf, sobald sie die KI bemerken. Dafür schickt SpeakKI automatisch eine kurze SMS mit der Bitte, das Anliegen doch der KI zu schildern. Unsere Erfahrung: Wer trotzdem auflegt und nichts hinterlässt, hatte meist kein dringendes Anliegen – und der überlastete Inhaber ist froh, dass die wichtigen Anrufe sauber erfasst sind.
Rechnet sich das? Die ehrliche Vergleichsrechnung
Worauf es am Ende ankommt: eingesparte Zeit. Der Handwerker, der länger auf der Baustelle bleibt, statt ständig ans Telefon zu gehen. Die Ärztin, die sich um Patienten kümmert, statt um das dauernd klingelnde Telefon. Oder der Betrieb, der genug Personal hat, aber bei dem die Anrufe trotzdem keine ruhige Minute lassen.
Für solche Betriebe ist ein KI-Telefonassistent wie eine zusätzliche Arbeitskraft, die nur einen Bruchteil kostet, nie krank wird, keinen Urlaub nimmt und rund um die Uhr erreichbar ist. Genau damit vergleichen unsere Kunden die Kosten: nicht mit dem Nichts, sondern mit der Alternative. Wie diese Rechnung gegen eine Teilzeitkraft und ein menschliches Telefonsekretariat ausgeht, steht im Beitrag zur KI-Sekretärin.
Dazu kommt die Kehrseite: Anrufe, die niemand annimmt, sind nicht einfach weg, sie kosten. Eine 2024 veröffentlichte Auswertung von 411 Locals über 85 Betriebe und 58 Branchen fand, dass nur 37,8 % der eingehenden Anrufe überhaupt von einer Person angenommen wurden. Und wer nicht durchkommt, ruft selten erneut an: Laut PATLive rufen rund 85 % der Anrufer, die niemanden erreichen, kein zweites Mal an. Viele wenden sich an den nächsten Anbieter. Jeder abgefangene Anruf, der sonst verloren gewesen wäre, arbeitet also gegen den Monatspreis.
Was zahlt ein echter Kunde? Ganz konkret, ohne Schönrechnen: Die kleinen Betriebe, die SpeakKI produktiv nutzen, fahren mit dem Starter-Tarif für 39 € und 300 Freiminuten und kommen damit locker hin. Im Schnitt telefonieren sie 3 bis 4 Stunden im Monat über SpeakKI, also deutlich innerhalb des Kontingents. Mehr ist es für einen typischen kleinen Betrieb oft nicht. Anders gerechnet: Schon ein einziger gewonnener Auftrag, der sonst als verpasster Anruf verloren gewesen wäre, deckt diese 39 € meist um ein Vielfaches.
Mehr zu einzelnen Branchen lesen Sie auf unseren Seiten für Handwerk und Arztpraxis oder direkt bei den Preisen. Warum im Handwerk die Abrechnung pro Minute meist günstiger ist als pro Anruf, rechnet unser Beitrag zum KI-Telefonassistenten im Handwerk vor.
Quellen
- Gloria Mark, Daniela Gudith, Ulrich Klocke (2008): The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress, CHI ‘08 – Beleg, dass unterbrochene Arbeit mehr Stress und Aufwand verursacht. PDF: ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
- Gloria Mark (UC Irvine) – die häufig zitierte Wiederaufnahmezeit von rund 23 Minuten geht auf ihre Aufmerksamkeitsforschung zurück (u. a. Buch Attention Span, 2023): ics.uci.edu/~gmark
- 411 Locals (2024): Test von 85 Betrieben in 58 Branchen – nur 37,8 % der Anrufe wurden persönlich angenommen: 411locals.us/small-business-owners-dont-answer-62-of-phone-calls
- PATLive – rund 85 % der Anrufer, die niemanden erreichen, rufen kein zweites Mal an: patlive.com/blog/the-cost-of-missed-calls
- fonio – Preise (Solo/Team, Add-ons): fonio.ai/de/preise
- Doctolib – Preise & Funktionen (KI-Telefonassistent ab Tarif „Patientenmanagement“): info.doctolib.de/preis
- MediVoice (Mediform) – Preise: mediform.io/pricing
- CGM One – Preiskonfigurator (TelefonAssistent): cgm.com/deu_de/landing/konfigurator
- medflex – KI-Telefonassistent: medflex.de/ki-telefonassistent
- VITAS – Preise: telefonassistent.de/preise
- Anbieter-Übersicht Arztpraxis (Vergleich): medizinio.de/digitalisierung/telefonassistent-arztpraxis
- SpeakKI – Preise: speakki.de/#preise
Stand der Preisangaben: 2026. Preise und Konditionen können sich ändern; bitte vor Abschluss beim jeweiligen Anbieter prüfen.
Fragen zu Kosten & Preisen
Wie viel kostet ein KI-Telefonassistent?
In Deutschland meist zwischen 0 € und 299 € pro Monat. Kleine Betriebe fahren in der Regel mit 39 € bis 89 € gut. Entscheidend sind Grundgebühr, inkludiertes Minutenkontingent und der Minutenpreis danach. Einen kostenlosen Test gibt es bei den meisten Anbietern.
Gibt es einen kostenlosen KI-Telefonassistenten?
Kostenlos testen ja, dauerhaft kostenlos im Vollbetrieb nein. SpeakKI bietet 50 Freiminuten für 14 Tage ohne Kreditkarte. Ein „für immer gratis"-Vollbetrieb ist unrealistisch, weil jeder Anruf echte Technikkosten verursacht.
Was kostet der Telefonassistent von Doctolib (Aaron)?
Der KI-Telefonassistent von Doctolib (hervorgegangen aus Aaron) ist nicht einzeln erhältlich: Er ist Teil der Doctolib-Praxissoftware ab dem Tarif „Patientenmanagement" für 229 € pro Monat (inkl. MwSt., je Behandler:in, Jahresabonnement). Einen kostenlosen Test gibt es nicht. Nicht zu verwechseln mit dem KI-Sprechstundenassistenten (59 €/Monat extra); der transkribiert Sprechstunden für die Dokumentation, beantwortet aber keine Anrufe.
Wie viel kostet MediVoice?
MediVoice (Mediform) startet bei etwa 90 € netto pro Monat und Standort, inklusive 500 Gesprächsminuten; danach rund 0,18 € pro Minute.
Wie viel kostet medflex?
medflex nennt keine öffentlichen Preise. Das Angebot richtet sich nach Standortzahl und Anrufvolumen; für eine belastbare Zahl empfiehlt der Anbieter ein Erstgespräch.
Was kostet CGM One?
CGM One listet seine Preise inzwischen öffentlich über einen Konfigurator. Der TelefonAssistent startet bei 199 € pro Monat und Praxisstandort (Basic, bis 1.000 Anrufe); die Stufe Teams (bis 2.000 Anrufe) kostet 299 €, die Flatrate 699 €. Die Werte gelten ohne CGM-Praxissoftware (AIS).
Was kostet ein KI-Telefonassistent für Handwerk oder Arztpraxis?
Branchenunabhängig identisch: Es zählt das Anrufvolumen, nicht die Branche. Die meisten Handwerksbetriebe und Praxen liegen im Bereich 39 € bis 89 € pro Monat.
Was kostet ein einzelner Anruf über einen KI-Telefonassistenten?
Bei 50 Anrufen im Monat und einer Minute je Anruf zwischen 0,78 € (Flatrate mit 300 Freiminuten für 39 €) und 2,38 € (Flatrate mit 1.000 Minuten für 119 €). Modelle mit Preis pro Anruf oder Gespräch liegen bei 0,98 € bis 1,26 € und werden mit steigendem Volumen teurer. Auflieger ohne ein Wort zählen dort oft mit.
Gibt es eine Einrichtungsgebühr oder Mindestlaufzeit?
Bei SpeakKI nicht: keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar, Einrichtung auf Wunsch kostenlos. Andere Anbieter verlangen teils Setup-Pauschalen oder 12–24 Monate Vertragsbindung; prüfen Sie das vor dem Abschluss.
