Telefonservice für Unternehmen: Was ein Anruf wirklich kostet, mit Mensch oder KI

Ein Telefonservice für Unternehmen nimmt Ihre Anrufe an, wenn im Betrieb niemand ans Telefon kann. Externe Mitarbeiter melden sich mit Ihrem Firmennamen, nehmen das Anliegen auf und schicken Ihnen eine Notiz. Dafür zahlen Sie eine Grundgebühr und jeden angenommenen Anruf, bei den meisten Anbietern zusätzlich jede Minute. Inzwischen übernehmen das auch KI-Telefonassistenten, für einen Bruchteil des Preises. Wir haben die Preislisten von sechs Telefonservices mit den echten Anrufdauern aus unserer Anrufstudie nachgerechnet.

Vorab in eigener Sache: Mit SpeakKI bieten wir selbst einen KI-Telefonassistenten an. Deshalb stammen alle Preise und Bedingungen von den öffentlichen Preisseiten und AGB der Anbieter (Stand 2. November 2026), jede Quelle ist am Ende verlinkt. Wo der Mensch die bessere Wahl ist, steht das auch so da.

Wie funktioniert ein Telefonservice für Unternehmen?

Sie schalten bei Ihrem Telefonanbieter eine Rufumleitung auf eine Nummer des Dienstes, für alle Anrufe, nach einigen Sekunden Klingeln oder nur zu bestimmten Zeiten. Ihre Nummer bleibt Ihre. Beim Dienst meldet sich eine Mitarbeiterin mit Ihrem Firmennamen, fragt nach Name, Rückrufnummer und Anliegen und schreibt eine Notiz. Die kommt per E-Mail, SMS oder App bei Ihnen an. In manchen Tarifen trägt der Dienst auch Termine in Ihren Kalender ein oder stellt dringende Anrufe durch.

Telefonservice, Telefonsekretariat und Sekretariatsservice meinen dabei dasselbe. Ein KI-Telefonassistent arbeitet nach demselben Prinzip, nur führt eine Software das Gespräch, und die Notiz kommt kurz nach dem Auflegen. Für Arztpraxen gelten eigene Anforderungen, die passende Rechnung steht im Beitrag Telefonservice für die Arztpraxis.

Was kostet ein Telefonservice?

Fast alle Anbieter kombinieren drei Bausteine: eine monatliche Grundgebühr, eine Pauschale für jeden angenommenen Anruf und einen Preis je Bearbeitungsminute. Ausnahmen sind Mobile Office, das nur Minuten berechnet, und kommpet mit einer Pauschale. Alle Preise sind Monats-Abos und netto:

Zwei Dinge stehen selten groß auf den Preisseiten, entscheiden aber die Rechnung. Das eine ist der Takt. ebuero und Bueroservice24 runden jede angefangene Minute auf, ein Gespräch von 70 Sekunden kostet dort zwei Minuten. Das andere ist die Nachbearbeitung. starbuero zählt die Zeit, in der die Notiz entsteht, ausdrücklich zur Bearbeitungszeit. Benefit unterstellt in den AGB zwei Minuten pro Anruf und behält sich eine Preisanpassung vor, wenn Ihre Anrufe im Monatsschnitt mehr als 10 % länger dauern.

Was 110, 220 und 440 Anrufe im Monat kosten

Wie teuer ein Telefonservice wird, hängt an zwei Zahlen: wie oft Ihr Telefon klingelt und wie lange ein Anruf dauert. Für die Dauer nehmen wir echte Werte. In unserer Anrufstudie mit 3.416 Anrufen bei über 30 Betrieben dauert ein Anruf im Schnitt 53 Sekunden, Auflieger eingerechnet. Als Menge setzen wir 5, 10 und 20 Anrufe pro Werktag an. Je Anbieter zählt der günstigste Tarif:

Bei 220 Anrufen im Monat zahlen Sie damit bei ebuero 752 €, bei Benefit 485 €, bei Mobile Office 329 € und bei starbuero 299 €. Der KI-Assistent von SpeakKI bleibt bei 39 €, weil 220 Anrufe rund 194 Minuten ergeben und in die 300 Inklusivminuten passen.

Das ist der günstigste Fall für die Telefonservices. Wir rechnen mit der Dauer, die Anrufe am KI-Telefon haben. Menschen sprechen meist länger, buchstabieren Namen nach und schreiben die Notiz danach. Der Kostenrechner von starbuero geht selbst von 3,5 Minuten pro Anruf aus. Damit lägen die Beträge oben noch einmal deutlich höher.

Eine Ausnahme ist kommpet. Der Dienst nimmt im Basistarif für 99 € im Monat pauschal an, werktags von 8 bis 18 Uhr. Dafür kommt die Notiz nur per E-Mail, Termine vereinbart kommpet laut eigenen FAQ nicht, und bei „unverhältnismäßig hohem“ Anrufaufkommen behält sich der Anbieter ein eigenes Angebot vor. Andere KI-Telefonassistenten starten zwischen gut 30 und knapp 150 € im Monat. Wie ihre Preismodelle funktionieren, erklärt der Beitrag Was kostet ein KI-Telefonassistent?, die Anbieter im Einzelnen stehen im großen Vergleich.

Jeder Anruf kostet, auch der ohne Anliegen

In den AGB von ebuero, Mobile Office, Bueroservice24 und Benefit steht fast wortgleich derselbe Satz. Bezahlt werden alle Anrufe, „auch für solche ohne verwertbares Kommunikationsergebnis (Verwählt, Fax an Telefon, Störanrufer etc.)“. Bei starbuero fällt die Annahmegebühr „je angenommenem Anruf“ an. Wer sich verwählt, kostet Sie also die volle Pauschale.

Wie oft so etwas vorkommt, zeigen unsere Daten. Knapp jeder vierte Anrufer (23 %) legt in den ersten zehn Sekunden wieder auf, und gut jeder dritte Anruf (35 %) endet, bevor ein Anliegen kommt. Dazu gehört die ehrliche Einschränkung: Ein Teil dieser Anrufer legt auf, weil eine KI rangeht. Wie viele davon mit einem Menschen gesprochen hätten, kann niemand sagen. Sicher ist die andere Seite. Gut drei von vier Anrufern sprechen mit der KI, zwei von drei kommen zu einem Ergebnis.

Teuer werden die kurzen Anrufe aber nur beim Menschen. Ein Auflieger von fünf Sekunden kostet:

Was am Ende eines Anrufs herauskommt

Bei 91 % der Anrufe mit Anliegen steht auch beim KI-Assistenten am Ende eine Notiz oder ein vereinbarter Rückruf. Nur 9 % erledigt er direkt, etwa einen Termin buchen, eine Frage beantworten oder zu Ihnen durchstellen. Das ist weniger, als manche Werbung verspricht. Es ist aber genau das, was auch ein Telefonservice liefert: wer angerufen hat, worum es geht und unter welcher Nummer Sie zurückrufen. Den Rückruf machen Sie in beiden Fällen selbst. Diese Verteilung stammt aus den Ergebnis-Kategorien, die der Assistent am Ende jedes Anrufs selbst setzt, Gesprächsinhalte werten wir nicht aus.

Die Unterschiede liegen woanders. Die KI-Notiz kommt sofort und ohne Aufpreis für Abende oder Wochenenden, und der Preis wächst kaum mit der Zahl der Anrufe. Der Mensch hat seine Stärken bei Anrufern, die partout nicht mit einer Maschine sprechen wollen, bei aufgebrachten oder sehr verschachtelten Gesprächen und bei Kundschaft, die am Telefon eine vertraute Stimme erwartet. Was ein KI-Assistent über die Notiz hinaus erledigt und wo seine Grenzen liegen, zeigt der Beitrag zur KI-Sekretärin.

Mensch oder KI: Was passt zu Ihrem Betrieb?

Ein menschlicher Telefonservice passt, wenn Ihre Anrufer zwingend einen Menschen erwarten oder das Telefon selten klingelt. Bei 20 Anrufen im Monat kostet starbuero Flex ohne Grundgebühr rund 34 €. Klingelt es öfter, lohnt der Blick auf die Pauschale von kommpet, solange Ihnen eine Notiz per E-Mail reicht.

Ein KI-Telefonassistent passt, wenn es um Menge geht: viele kurze Anrufe, Auflieger, Rückrufwünsche. Schon ab rund 25 Anrufen im Monat ist er günstiger als jeder Telefonservice in unserer Rechnung. Er nimmt zu jeder Uhrzeit an, und Auflieger kosten nur ihre Sekunden. Worauf Sie beim Datenschutz achten sollten, steht im Beitrag KI-Telefonassistent und DSGVO.

Beides kombinieren geht auch. Der KI-Assistent nimmt jeden Anruf an und stellt die, die einen Menschen brauchen, zu Ihnen oder Ihrem Team durch.

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Quellen und Transparenz

Die Betriebszahlen stammen aus der SpeakKI-Anrufstudie 2026, Stand 29. Oktober 2026: 3.416 eingehende Anrufe bei über 30 Betrieben, Februar bis Oktober 2026, ohne Testanrufe des Teams. Die Dauer je Anruf und die Art des Ergebnisses haben wir auf derselben Basis nachgerechnet. Wir richten die Assistenten ein und werten nur anonyme Kennzahlen aus: Zeitpunkt, Dauer und die Ergebnis-Kategorie, die der Assistent selbst setzt. Gesprächsinhalte sehen wir nicht. Die Kostenrechnung multipliziert öffentliche Listenpreise mit diesen Dauern, sie zeigt keine Rechnungen einzelner Kunden. Preise und AGB haben wir am 2. November 2026 abgerufen, alle Angaben netto. Benefit nennt auf der Preisseite keinen Hinweis zur Mehrwertsteuer.

• ebuero, Preisverzeichnis Telefonsekretariat (Grundgebühr, je Anruf und je angefangene Bearbeitungsminute) und AGB § 4 (Berechnung auch ohne verwertbares Kommunikationsergebnis), § 9 (Kündigung). ebuero.de/preisverzeichnis · ebuero.de/agb
• starbuero, Preise und Preisliste 2026 (Annahmegebühr je angenommenem Anruf, Bearbeitungszeit inklusive Nachbearbeitung sekundengenau, Kostenrechner mit 3,5 Minuten). starbuero.de/preise
• Mobile Office, Telefonservice-Preise und AGB § 4, § 8 (sekundengenau, Berechnung auch ohne verwertbares Kommunikationsergebnis). mobile-office.de/telefonservice-preise · mobile-office.de/agb
• Benefit Büroservice, Preise und AGB 6.3, 6.4 (abrechenbar ab 5 Sekunden, Annahme von zwei Minuten je Anruf). benefit-bueroservice.com/preise · benefit-bueroservice.com/agb
• kommpet, Produkte, FAQ und AGB 3.1.3 (Pauschale, Notiz per E-Mail, keine Terminvereinbarung, Angebot bei hohem Anrufaufkommen). kommpet.de/telefonservice-produkte · kommpet.de/faq · kommpet.de/agb
• Bueroservice24, Tarife und AGB § 4, § 9 (Nutzungspreise auf Anfrage, je angefangene Minute). bueroservice24.de/tarife · bueroservice24.de/agb
• SpeakKI, Preise (Starter 39 € mit 300 Minuten, danach 0,15 € je Minute, sekundengenau). speakki.de/#preise

Stand: November 2026. Preise und Konditionen können sich ändern.