VITAS Telefonassistent im Check: Preise, Erfahrungen und Alternativen

VITAS aus Nürnberg gehört zu den bekanntesten KI-Telefonassistenten in Deutschland und im Gesundheitswesen eine der meistgenannten Adressen. Das Preismodell ist ungewöhnlich: Abgerechnet wird pro Konversation, nicht pro Minute, und die Funktionen, die kleine Betriebe am dringendsten brauchen, liegen in Zusatzpaketen. Ob VITAS zu Ihrem Betrieb passt, entscheidet sich deshalb an zwei Fragen: Wie viele Anrufe kommen bei Ihnen an, und wie viele davon sind echte Gespräche?

Vorab in eigener Sache: Wir bauen mit SpeakKI selbst einen KI-Telefonassistenten und tauchen unten im Vergleich auf. Deshalb gelten hier dieselben Regeln wie in unserem großen Anbieter-Vergleich: nur öffentlich nachprüfbare Angaben, jede Quelle verlinkt, und zu jedem Anbieter steht dabei, für wen er die bessere Wahl ist.

Was ist der VITAS Telefonassistent?

Die VITAS GmbH betreibt unter telefonassistent.de eine Plattform, auf der Betriebe ihren Assistenten selbst konfigurieren. Das Prinzip ist das übliche: Ihre Rufnummer bleibt, eine Rufumleitung schickt Anrufe an den Assistenten, der sich mit Ihrem Namen meldet, das Anliegen erfasst und das Ergebnis samt Transkript in der Plattform ablegt. Konfiguriert wird über Szenarien, entweder als festes Frage-Antwort-Gerüst mit Verzweigungen oder als frei formulierter Prompt. Für Arztpraxen liegen fertige Szenarien bereit: Terminwunsch, Rezeptbestellung, Überweisung, Krankmeldung. Genau diese Vorlagen und die Schnittstellen zu Praxissystemen wie samedi, tomedo oder medatixx erklären, warum VITAS in Kliniken und MVZ so präsent ist.

Auf der Sicherheitsseite ist VITAS gut aufgestellt: Hosting in Deutschland, ISO 27001, ein C5-Testat, laut Anbieter ohne US-Drittanbieter. Was für Ihren Betrieb konkret dazugehört, steht in unserem Beitrag zu KI-Telefonassistent und DSGVO. Getestet wird 30 Tage ohne Zahlungsdaten, der Test läuft automatisch aus.

Was kostet der VITAS Telefonassistent?

Drei Tarife plus ein Pro-Paket, alle Preise netto und als Monats-Abo (Stand September 2026). Beworbene Jahres-Rabatte lassen wir bewusst außen vor:

Dazu kommt das Pro-Paket für 99 € im Monat (regulär 129 €, Aktionspreis laut Preisseite bis Ende 2026). Erst hier stecken das direkte Durchstellen von Anrufern an Mitarbeiter, die Anbindung per SIP-Trunk und Webhook, Praxissoftware-Integrationen, Statistiken zu Anrufgründen, Premium-Stimmen und Benutzerverwaltung. Weitere Sprachen kosten als Add-on „Multilingualität“ 99 € monatlich, ein Chatbot 79 €, Messenger 79 €.

Ein Praxisbeispiel: Eine Physiotherapie-Praxis, die dringende Anrufe an die Rezeption durchstellen will und türkischsprachige Patienten hat, landet im Basic-Tarif bei 119 € plus 99 € plus 99 €, also 317 € im Monat vor dem ersten Gespräch über dem Kontingent. Wie sich die Kostenmodelle der Anbieter grundsätzlich unterscheiden, haben wir im Beitrag Was kostet ein KI-Telefonassistent? aufgeschlüsselt.

Was zählt als Konversation? Ein Blick in echte Anrufdaten

Das Besondere an VITAS steht nicht im Preis, sondern in der Einheit. Die Preisseite definiert eine Konversation als jeden eingehenden Anruf und Chat, jede versendete SMS und jeden automatisierten Rückruf. Eine Mindestdauer nennt sie nicht. Das klingt nach einer Fußnote, ist aber die entscheidende Frage für Ihre Rechnung.

Wir haben dafür 1.304 Kundenanrufe aus zehn Betrieben ausgewertet, von der Physiotherapie-Praxis über Handwerk bis zur Gastronomie (Februar bis September 2026, ohne interne Anrufe). Drei Befunde:

Jeder vierte Anruf ist ein Auflieger. In 27 % der Anrufe wird gar nicht erst gesprochen: verwählt, Roboanruf, aufgelegt nach der Begrüßung. Zählt VITAS diese Fünf-Sekunden-Kontakte als Konversation, zahlen Sie im Flex-Tarif bei 200 Anrufen im Monat rund 15 € für Gespräche, die nie stattgefunden haben.

Ein Anrufer meldet sich zweimal. Auf 655 verschiedene Anrufer kamen 1.304 Anrufe, also 2,0 je Person. Gut ein Drittel der Anrufer ruft mehr als einmal an, meist weil beim ersten Versuch etwas fehlte oder sich der Termin geändert hat. Pro Konversation heißt: Jeder dieser Versuche kostet einzeln.

Lange Gespräche sind die Ausnahme. Im Mittel dauert ein Anruf 43 Sekunden, nur 0,3 % gehen über fünf Minuten. Das Argument für Pro-Konversation-Modelle, dass lange Beratungsgespräche nicht extra kosten, greift im Alltag kleiner Betriebe kaum. 100 Anrufe entsprechen bei uns rund 91 Gesprächsminuten, damit lassen sich beide Modelle ehrlich nebeneinanderlegen:

Anders als bei IONOS kippt die Rechnung nicht irgendwann, sie startet bereits über dem Minuten-Modell: Schon die Grundgebühr von 49 € liegt über den 39 € eines Starter-Tarifs mit 300 Minuten, und jede Konversation kommt obendrauf. Ab 250 Konversationen im Monat ist der Basic-Tarif günstiger als Flex, aber noch immer das Dreifache des Minuten-Modells. Erst jenseits von 330 Anrufen im Monat fallen bei SpeakKI Zusatzminuten an. Was bleibt, ist ein echter Vorteil des Konversationsmodells für einen Betriebstyp: sehr wenige, dafür lange Gespräche, etwa eine Kanzlei mit zehn Erstberatungen im Monat.

Eine Frage sollten Sie vor Vertragsschluss klären, denn öffentlich beantwortet VITAS sie nicht: Zählt ein Anruf, bei dem der Anrufer nach der Begrüßung auflegt, als Konversation? Bei 27 % Aufliegern entscheidet die Antwort über ein Viertel Ihrer Gesprächskosten. Wie sich solche Muster über 500 Anrufe hinweg im Detail verteilen, steht in unserer Anrufstudie 2026.

Was VITAS kann und wo die Grenzen liegen

Der dokumentierte Funktionsumfang ist breit: Anrufannahme rund um die Uhr, strukturierte Anliegen-Erfassung mit Transkript, Terminvereinbarung bei angebundenem Kalender, Rückruf-Vermeidung durch vollständige Datenaufnahme, laut Anbieter hunderte parallele Anrufe. Die Grenzen zeigen sich an drei Stellen:

Durchstellen ist Pro-Sache. Ohne Pro-Paket nimmt der Assistent auf und meldet, mehr nicht. Ein Handwerksbetrieb, bei dem der Kunde mit dem umgekippten Zaun sofort den Chef sprechen will, braucht das Durchstellen vom ersten Tag an. Bei VITAS kostet das 99 € extra, bei den meisten Wettbewerbern ist es im Grundpreis enthalten. In SpeakKI zum Beispiel legen Sie die Weiterleitung als Werkzeug an: Zielnummer oder Kontakt, dazu eine Anweisung, wann durchgestellt wird, in jedem Tarif.

Sprachen kosten extra. Deutsch ist Standard, jede weitere Sprache läuft über das Add-on für 99 € im Monat. Für eine Praxis in einem gemischtsprachigen Viertel ist das schnell der teuerste Posten. Zum Vergleich: SpeakKI wechselt auf Wunsch des Anrufers in eine von 32 Sprachen, ohne Aufpreis.

Termine brauchen einen Partner-Kalender. Direkt gebucht wird nur mit angebundenem Kalender, und die genannten Anbindungen sind Praxis- und Buchungssysteme wie samedi, cituro, resmio oder tomedo. Google Kalender und Microsoft Outlook Kalender tauchen auf der Produktseite nicht auf. Wer seine Termine dort führt, bekommt bei VITAS einen erfassten Terminwunsch, den das Team selbst einträgt. Für Kliniken mit eigenem Praxissystem ist das kein Nachteil, für den Friseur mit Google Kalender schon.

Erfahrungen mit dem VITAS Telefonassistenten

Wer nach Erfahrungen mit dem VITAS Telefonassistenten sucht, findet erstaunlich wenig Unabhängiges. Bei Google stehen 4,2 von 5 Sternen bei zehn Bewertungen, das OMR-Reviews-Profil hat noch keine einzige Bewertung, und die Preise dort sind veraltet (Stand September 2026). Die Vergleichsartikel anderer Anbieter stützen sich auf dieselben Produktseiten wie wir.

Belastbarer sind die Referenzen, die VITAS selbst nennt: Asklepios, die Maybach Klinik, rehaneo, die Kassenärztliche Bundesvereinigung, dazu Zeitersparnis-Angaben wie „über 100 Stunden Anrufzeit im Monat“ bei Asklepios. Das sind Anbieter-Angaben, aber sie zeigen, wo VITAS zu Hause ist: in Einrichtungen mit hohem Anrufaufkommen und eigener IT. Die ehrlichste Erfahrung bleibt der eigene Test. 30 Tage ohne Zahlungsdaten sind großzügig, nutzen Sie sie mit echten Anliegen, auch abends und am Wochenende. Worauf Sie dabei achten sollten, steht in unserer Test-Checkliste.

Welche Alternativen es gibt

Die Angaben stammen von den öffentlichen Preis- und Produktseiten (Stand September 2026, Preise netto außer Doctolib, alle Quellen am Ende). Alle Preise sind Monats-Abos, beworbene Jahres-Rabatte lassen wir bewusst außen vor:

Die Kurzeinordnung entlang der drei häufigsten Wechselgründe:

Sie brauchen Durchstellen oder Sprachen ohne Zusatzpaket. SpeakKI kostet 39 € mit 300 Minuten, stellt dringende Anrufe an Mitarbeiter durch, wechselt auf Wunsch in 32 Sprachen und bucht Termine direkt in Google Kalender oder Microsoft Outlook Kalender, alles im Einstiegstarif. Getestet wird mit 50 Freiminuten, 14 Tage, ohne Kreditkarte. fonio ist mit 119 € und 1.000 Minuten die Wahl für hohes Volumen.

Sie haben nur eine Handvoll Anrufe. Dann ist das Einheiten-Modell von IONOS mit 30 Inklusiv-Anrufen für 39 € die schlankere Variante des VITAS-Prinzips. Wo dessen Grenzen liegen, steht im IONOS-Check.

Sie führen eine Praxis mit Doctolib. Dann prüfen Sie zuerst den Assistenten Ihres eigenen Systems, die Integration ist durch keinen externen Anbieter zu ersetzen. Praxen ohne Doctolib finden im Beitrag zum Telefonservice für Arztpraxen den Kostenvergleich mit menschlichen Anbietern.

Wer breiter schauen will, inklusive Handwerks-Spezialist, Entwickler-Plattformen und Enterprise-Lösungen: Der ausführliche Vergleich von acht Anbietern steht im Beitrag zu den fonio-Alternativen.

Fazit: Für wen sich der VITAS Telefonassistent lohnt

Im Gesundheitswesen hat VITAS ein Heimspiel: Kliniken, MVZ und größere Praxen mit eigenem Praxissystem, hohem Anrufaufkommen und fertigen Szenarien für Rezept, Überweisung und Krankmeldung, dazu eine der ausführlichsten Sicherheitsdokumentationen im deutschen Markt. Wer dort arbeitet und den Basic- oder Plus-Tarif braucht, bekommt ein ausgereiftes System, das für genau dieses Umfeld gebaut wurde.

Für kleine Betriebe außerhalb des Gesundheitswesens rechnet das Modell selten. Schon die Grundgebühr liegt über dem Einstieg der Minuten-Anbieter, jeder Auflieger kostet mit, und Durchstellen sowie Sprachen verdoppeln den Preis. Die gute Nachricht: 30 Tage Test ohne Zahlungsdaten kosten nichts außer der Einrichtung. Zählen Sie in dieser Zeit mit, wie viele Ihrer Anrufe echte Gespräche sind, und legen Sie das Ergebnis neben einen zweiten Anbieter, bevor Sie sich festlegen.

Die Betriebszahlen in diesem Artikel (1.304 Anrufe, Anteile nach Dauer, Anrufe je Anrufer) stammen aus anonymisierten, aggregierten Produktionsdaten von zehn SpeakKI-Kunden, Datenexport vom 5. September 2026, nur eingehende Anrufe, ohne interne und Demo-Konten. Unsere Anrufstudie 2026 beruht auf einem früheren, eingefrorenen Datenstand (521 Anrufe, 27. Juli 2026). Wo sich Werte unterscheiden, liegt das am größeren Zeitraum. Die Kostenrechnung im Diagramm nutzt die mittlere Dauer von 0,91 Minuten je Anruf und die Listenpreise der Anbieter. Anbieter-Angaben stammen von den unten verlinkten öffentlichen Preis- und Produktseiten, abgerufen am 5. September 2026. Preise und Konditionen können sich jederzeit ändern, maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.

Quellen

• VITAS – Preise (Tarife Flex/Basic/Plus, Pro-Paket, Add-ons, Definition „Konversation“): telefonassistent.de/preise
• VITAS – Produktseite (Funktionen, Pro-Paket, Kalender- und Praxissoftware-Anbindungen): telefonassistent.de/produkt
• VITAS – Lösung für Arztpraxen (Szenarien, Referenzen, Zeitersparnis-Angaben): telefonassistent.de/arzt
• VITAS – Testbedingungen (30 Tage, ohne Zahlungsdaten): telefonassistent.de/testen
• VITAS – Unternehmensseite (ISO 27001, Sicherheit): vitas.ai
• VITAS – Bewertungen: OMR Reviews, Google-Unternehmensprofil (Suche „VITAS Nürnberg“)
• SpeakKI – Preise und Funktionen: speakki.de/#preise
• fonio – Preise: fonio.ai/de/preise
• IONOS – KI-Telefonassistent, Produktseite: ionos.de/momentum/ki-telefonassistent
• Doctolib – Preise & Funktionen: info.doctolib.de/preis