KI-Sekretärin: Was sie am Telefon wirklich erledigt

Eine KI-Sekretärin ist ein KI-Telefonassistent, der die Telefonarbeit eines Sekretariats übernimmt: Sie nimmt jeden Anruf an, fragt Name, Rückrufnummer und Anliegen ab, notiert Terminwünsche, bucht auf Wunsch direkt in den Kalender und stellt nach Ihrer Regel durch. Was sie nicht kann, ist ebenso wichtig: Post öffnen, Besucher empfangen, Fristen prüfen, eine fachliche Auskunft geben. Wir haben für diesen Beitrag 1.570 eingehende Anrufe bei 18 Betrieben ausgewertet, die SpeakKI als Telefonassistenten nutzen. Das Ergebnis ist unspektakulär und genau deshalb nützlich: Die KI-Sekretärin ist vor allem eine sehr zuverlässige Notiz-Sekretärin.

Vorab in eigener Sache: Wir bauen mit SpeakKI selbst so einen Assistenten. Die Zahlen unten sind deshalb keine Studie über den Markt, sondern ein Blick in unseren eigenen Betrieb, offen gelegt mit allen Schwächen.

Was ist eine KI-Sekretärin?

Unter dem Begriff laufen zwei verschiedene Dinge. Das eine sind Schreib-Assistenten, die E-Mails sortieren, Texte formulieren und Erinnerungen setzen, oft als App auf dem Handy. Das andere ist eine Sprach-KI, die ans Telefon geht, wenn Sie es nicht können. Dieser Beitrag handelt vom zweiten Fall, denn der erste hat ein Problem: Er lässt das Telefon außen vor, und das Telefon ist in kleinen Betrieben der Kanal, an dem die Arbeit hängt.

Technisch ist die KI-Sekretärin dasselbe wie ein KI-Rezeptionist oder eine KI-Empfangsdame, nur mit anderem Namensschild. Wer „Sekretärin“ sagt, meint meist ein Büro ohne Empfangstresen: eine Kanzlei, ein Planungsbüro, eine Agentur, einen Handwerksbetrieb, in dem der Chef selbst ans Telefon geht. Wie sich die vielen Begriffe sortieren, steht im Beitrag Was ist ein KI-Telefonassistent?.

Was eine KI-Sekretärin am Telefon wirklich erledigt

Anbieter beschreiben ihre KI-Sekretärin gern mit einer Liste: nimmt an, versteht, bucht, leitet weiter, fasst zusammen. Das stimmt alles. Nur sagt die Liste nichts darüber, wie oft die einzelnen Punkte tatsächlich vorkommen. Deshalb haben wir uns angesehen, mit welchem Ergebnis die 1.570 Anrufe geendet haben. Der Assistent ordnet jeden Anruf am Ende selbst einer Kategorie zu, etwa „Anliegen aufgenommen“, „Termin gebucht“ oder „keine Antwort“. Nur diese Kategorien, die Uhrzeit und die Dauer haben wir gezählt. Die Gespräche selbst sehen wir nicht.

Die KI-Sekretärin ist in erster Linie eine Notiz-Sekretärin. 63 % der Anrufe enden damit, dass sie etwas für Sie aufschreibt: ein Anliegen mit Rückrufnummer, einen Terminwunsch, eine Rückfrage, eine Bitte um Rückruf. Nur 6 % erledigt sie komplett selbst, fast immer eine Terminbuchung im Kalender, selten eine Frage nach Öffnungszeiten oder ein Durchstellen. Der Rest sind vor allem Anrufer, die auflegen, bevor sie etwas sagen, ungefähr jeder Vierte, meist innerhalb der ersten zehn Sekunden, dazu ein kleiner Anteil, der zwar spricht, aber zu keinem Ergebnis kommt. Rechnet man die Auflieger heraus, sieht das Bild so aus: Von den Anrufern, die tatsächlich sprechen, hinterlassen 82 % eine Notiz, 8 % lassen einen Vorgang komplett erledigen. Manchmal kommt ein Gespräch trotzdem zu keinem Ergebnis, etwa weil der Anrufer etwas will, wofür der Assistent noch keine Regel hat. Dann wird der Assistent angepasst, mit einer zusätzlichen Anweisung oder einem weiteren Feld im Formular, und beim nächsten Anruf dieser Art steht die Notiz.

Das ist weniger, als die Werbung verspricht, und mehr, als eine Mailbox je geschafft hat. Eine gute Sekretärin macht am Telefon genau dasselbe: Sie entscheidet nichts, sie nimmt sauber auf und legt es der Chefin auf den Tisch. Der Unterschied zur Mailbox ist, dass die Notiz vollständig ist, weil die KI nachfragt, statt auf den Anrufer zu hoffen. Wie lange das dauert, hängt von der Aufgabe ab:

Eine Notiz kostet den Anrufer also knapp eine Minute, eine echte Buchung mit Abgleich freier Zeiten gut zwei. Beides sind Zeiten, die niemand aus Ihrem Team am Telefon verbringen musste.

Wann die Sekretärin wirklich fehlt

Fast jede Anbieterseite verkauft die KI-Sekretärin mit „rund um die Uhr erreichbar“. Unsere Zahlen zeigen, wann Betriebe mit normalen Bürozeiten tatsächlich angerufen werden. Dafür haben wir den einen Gastronomiebetrieb aus der Basis herausgenommen, dessen Abendspitze das Bild verzerrt, und die übrigen 981 Anrufe bei 17 Betrieben nach Zeitfenster sortiert:

Vier von zehn Anrufen kommen am Vormittag, jeder sechste in der Mittagspause. Das ist die Zeit, in der eine Sekretärin, falls es sie gibt, selbst am Telefon hängt, und in der ein Inhaber ohne Sekretärin zwischen zwei Aufgaben ans Telefon gerissen wird. Abends und am Wochenende kommt zusammen nur jeder siebte Anruf. Die Nacht abzudecken ist ein netter Nebeneffekt. Der eigentliche Wert liegt darin, dass um zehn Uhr vormittags jemand abnimmt, während Sie im Termin sitzen.

Was Auflieger danach tun

Der häufigste Einwand gegen eine KI-Sekretärin lautet, dass Anrufer auflegen, sobald sie eine KI erkennen. Ein Teil legt tatsächlich auf, ungefähr jeder vierte Anrufer. Interessanter ist, was danach passiert. Wir haben für jeden Auflieger geprüft, ob dieselbe Rufnummer später erneut anruft:

Nach einem Auflieger ruft dieselbe Nummer in 37 % der Fälle binnen 24 Stunden erneut an, innerhalb einer Woche sind es 47 %. Und beim zweiten Anruf hinterlässt fast jeder Zweite sein Anliegen. Wer beim ersten Mal auflegt, hatte also oft nicht „keine Lust auf KI“, sondern einen ungünstigen Moment, eine falsche Nummer oder die Hoffnung, beim nächsten Versuch einen Menschen zu erwischen. Insgesamt folgen 23 % aller Anrufe binnen einer Stunde auf einen früheren Anruf derselben Nummer. Menschen rufen hartnäckig an, wenn sie etwas wollen. Eine KI-Sekretärin sorgt dafür, dass der zweite oder dritte Versuch nicht wieder ins Leere läuft.

Für Ihre Rückrufliste heißt das: Der erste Anruf eines Kontakts endet in drei von vier Fällen mit einer Notiz oder einer Buchung. Über alle Anrufe hinweg hat der Assistent bei 82 % der Anrufer mindestens einmal ein Anliegen festgehalten. Der Rest steht mit Nummer und Uhrzeit in der Liste, und Sie entscheiden, ob Sie zurückrufen.

Was kostet eine KI-Sekretärin?

Die KI-Sekretärin konkurriert mit zwei menschlichen Wegen: einer Teilzeitkraft im eigenen Büro und einem externen Telefonsekretariat, das pro Anruf abrechnet. Die Rechnung für einen Betrieb mit 100 Anrufen im Monat, die im Schnitt eine Minute dauern (unsere Anrufe dauern im Mittel 55 Sekunden), sieht so aus. Alle Preise sind Monats-Abos, beworbene Jahres-Rabatte lassen wir bewusst außen vor:

Zwei Dinge fallen auf. Erstens rechnen die menschlichen Telefonsekretariate pro Anruf und pro Minute ab, und zwar auch für den Auflieger, der nach fünfzehn Sekunden wieder weg ist. Bei einem Viertel Aufliegern zahlen Sie dort für jeden vierten Anruf, ohne dass ein Wort gefallen ist. Zweitens ist der Preisunterschied zwischen den KI-Anbietern kleiner als der zwischen KI und Mensch. Ob Sie 39 € oder 119 € zahlen, entscheidet sich an Minutenpaket, Integrationen und daran, ob Durchstellen im Grundtarif steckt. Wie die Preismodelle grundsätzlich funktionieren, steht im Beitrag Was kostet ein KI-Telefonassistent?, die Anbieter nebeneinander im großen Vergleich, und die Rechnung Mensch gegen KI für Praxen im Beitrag zum Telefonservice für die Arztpraxis.

Die Gehaltsrechnung ist ausdrücklich kein Argument dafür, eine vorhandene Sekretärin zu ersetzen. Sie zeigt, warum ein besetztes Telefon für den Zwei-Personen-Betrieb bisher unerreichbar war und jetzt für den Preis eines Handyvertrags zu haben ist.

Ersetzt die KI-Sekretärin eine Sekretärin?

Nein, und die Zahlen oben zeigen, warum. Sie übernimmt den Teil der Arbeit, der am Telefon stattfindet, und davon vor allem das Aufnehmen. Alles, was danach kommt, bleibt bei Ihnen: den Rückruf machen, die Unterlagen heraussuchen, die Frist prüfen, den Kunden an der Tür begrüßen. Auch das Durchstellen ist in der Praxis die Ausnahme. In unseren Daten wurden 0,7 % der Anrufe weitergeleitet und 0,3 % als Notfall gemeldet. Das liegt nicht daran, dass die KI es nicht könnte, sondern daran, dass die meisten Anliegen bis zum Rückruf warten können und die Betriebe ihre Regel entsprechend eng gefasst haben: durchstellen nur, wenn es wirklich brennt.

Drei Grenzen sollten Sie kennen, bevor Sie starten. Erstens gibt eine KI-Sekretärin keine fachliche Auskunft, und das soll sie auch nicht. Sie beantwortet Öffnungszeiten und Adressen, aber keine Frage nach dem Steuerbescheid. Zweitens braucht sie Regeln, die Sie vorher aufschreiben: was ein Notfall ist, wohin er geht, welche Angaben sie bei einem Anliegen abfragen soll. Drittens ersetzt sie nicht den persönlichen Ton, den eine langjährige Sekretärin mit Stammkunden hat. Sie ist freundlich und geduldig, aber sie kennt niemanden von früher.

Wer eine Sekretärin hat, gewinnt mit der KI ruhige Stunden, weil das Telefon nicht mehr jede Aufgabe unterbricht. Wer keine hat, bekommt zum ersten Mal ein Telefon, das immer abgenommen wird und am Abend eine vollständige Liste liefert. Der Assistent konkurriert nicht mit Ihrer Sekretärin. Er konkurriert mit dem Anruf, den niemand annimmt.

Für wen sie sich lohnt und wie Sie starten

Am meisten bringt eine KI-Sekretärin dort, wo fachlich gearbeitet wird und niemand fürs Telefon eingeplant ist: Steuer- und Anwaltskanzleien, Planungs- und Ingenieurbüros, Agenturen, Versicherungsmakler, kleine Praxen und Handwerksbetriebe, deren Büro auf der Baustelle mitfährt. Gemeinsam ist ihnen, dass ein verpasster Anruf einen Auftrag oder einen Mandanten kosten kann und dass ein angenommener Anruf die Arbeit unterbricht. Die KI löst beide Probleme auf einmal.

Einrichten dauert bei einem kleinen Betrieb eine Stunde, wenn Sie vorher drei Dinge aufgeschrieben haben: Ihre typischen Anliegen, Ihre Durchstell-Regel und Ihre Öffnungszeiten. Bei SpeakKI übernehmen wir das auf Wunsch kostenlos: Sie schicken uns die drei Punkte, wir bauen die Assistentin, und Sie testen sie mit 50 Freiminuten ohne Kreditkarte an Ihrer echten Rufumleitung. Worauf Sie beim Testen achten sollten, steht in unserer Test-Checkliste. Welche Fragen Sie dem Anbieter zu Datenschutz und Serverstandort stellen sollten, beantwortet der Beitrag zu KI-Telefonassistent und DSGVO.

Fazit: Eine Sekretärin, die alles aufschreibt und nichts entscheidet

Die KI-Sekretärin ist kein Ersatz für einen Menschen im Vorzimmer, sondern für das unbeantwortete Telefon. Sie nimmt jeden Anruf an, schreibt in sechs von zehn Fällen eine vollständige Notiz und erledigt einen kleinen Teil gleich selbst. Sie fängt die Anrufer ab, die vormittags und mittags kommen, wenn Sie am wenigsten Zeit haben, und sie sorgt dafür, dass der zweite Versuch eines Aufliegers nicht wieder ins Leere läuft. Für 39 bis 119 € im Monat ist das der günstigste Weg, der je erfunden wurde, um erreichbar zu sein, ohne selbst ans Telefon zu gehen.

Die Betriebszahlen in diesem Artikel (1.570 Anrufe, Anteile nach Ergebnis, Dauer, Zeitfenster und Wiederanrufen) stammen aus anonymisierten, aggregierten Produktionsdaten von 18 SpeakKI-Kunden aus verschiedenen Branchen, Datenexport vom 17. September 2026, nur eingehende Anrufe von Februar bis September 2026, ohne interne und Demo-Konten. Wir richten die Assistenten ein und werten ausschließlich Kennzahlen aus: Zeitpunkt, Dauer, die Ergebnis-Kategorie, die der Assistent am Ende des Anrufs setzt, die Namen der abgelegten Formularfelder und ob dieselbe Kontakt-ID erneut anruft. Gesprächsinhalte sehen wir nicht. Ein Gastronomiebetrieb stellt gut ein Drittel der Anrufe und wurde für die Zeitfenster-Auswertung herausgenommen (981 Anrufe bei 17 Betrieben), für die Ergebnis-Auswertung ist er enthalten. Unsere Anrufstudie 2026 beruht auf einem früheren, eingefrorenen Datenstand (521 Anrufe, 27. Juli 2026). Anbieter-Angaben stammen von den unten verlinkten öffentlichen Preisseiten, abgerufen am 18. September 2026. Preise und Konditionen können sich jederzeit ändern, maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.

Quellen

• Bundesagentur für Arbeit – Entgeltatlas, Beruf „Empfangskraft“: Median-Bruttoentgelt 2.489 €/Monat (Vollzeit), abgerufen Juli 2026: web.arbeitsagentur.de/entgeltatlas/beruf/14469
• ebuero – Preisverzeichnis Telefonsekretariat (Einsteiger 59,90 €, 1,39 € je Anruf und je Bearbeitungsminute, 24h-Erweiterung 19,90 €): ebuero.de/preisverzeichnis/telefonsekretariat
• starbuero – Preise (0,59 € je Anruf und je Bearbeitungsminute, Beispielrechnung 100 Anrufe = 206,50 €): starbuero.de/preise
• fonio – KI-Sekretär (Anwendungsfall) und Preise (Solo 119 €/Monat im Monats-Abo, 1.000 Minuten): fonio.ai/de/use-cases/ki-sekretar, fonio.ai/de/preise
• meiti – Preise (Solo 49 €/Monat, 100 Automationen, alle Kanäle): meiti.ai/preise
• SpeakKI – Preise und Funktionen: speakki.de/#preise