Telefonservice für die Arztpraxis: Kosten, Anbieter und die KI-Alternative (2026)
Was kostet ein Telefonservice für die Arztpraxis? Echte Anbieterpreise, die Rechtslage zur Erreichbarkeit und wann eine KI die bessere Lösung ist.
Ein Telefonservice für die Arztpraxis nimmt Anrufe entgegen, wenn das Praxisteam nicht ans Telefon kann. Dafür gibt es heute zwei sehr unterschiedliche Wege. Beim klassischen Weg sitzen Menschen in einem externen Sekretariat, nehmen das Anliegen auf und schicken der Praxis eine Notiz. Beim neuen Weg führt eine KI das Gespräch und bucht den Termin gleich selbst in den Kalender. Der Preisunterschied ist erheblich, und er wächst mit jedem Anruf. Dieser Beitrag zeigt, was beide Wege kosten, was das Recht tatsächlich verlangt und wann Patienten überhaupt anrufen. Mit echten Anbieterpreisen und Zahlen aus unserem eigenen Produktivbetrieb.
Warum Patienten ihre Praxis telefonisch nicht mehr erreichen
Das Problem ist inzwischen amtlich vermessen. In der Versichertenbefragung des GKV-Spitzenverbandes von 2024 erklärten 44 Prozent der Befragten, dass sie mit der telefonischen Erreichbarkeit der Arztpraxen unzufrieden sind. 42 Prozent nehmen wahr, dass sie in den letzten fünf Jahren schlechter geworden ist. Die Folgebefragung 2025 ergänzt das Bild. 39 Prozent bewerten die Erreichbarkeit medizinischer Versorgung außerhalb der üblichen Öffnungszeiten, also abends oder am Wochenende, als schwierig.
Dahinter steckt selten Desinteresse, sondern eine simple Konkurrenz um Hände. Dieselbe Medizinische Fachangestellte, die das Telefon abnehmen soll, nimmt gerade Blut ab, betreut den Tresen oder dokumentiert. Das Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung hat dazu über 5.400 Praxen befragt. 88 Prozent beurteilten die Verfügbarkeit von Medizinischen Fachangestellten auf dem Arbeitsmarkt als schlecht oder sehr schlecht, und rund 15 Prozent der Vertragsarztpraxen mussten ihr Leistungsangebot wegen fehlenden Personals bereits einschränken. Wer keine Verstärkung findet, bei dem klingelt es eben ins Leere.
Nur verschwinden diese Anrufe nicht einfach. Eine Auswertung von knapp 8.000 englischen Hausarztpraxen in PLoS One zeigte, dass Praxen mit gut erreichbaren Terminen messbar weniger selbst eingewiesene Notaufnahme-Besuche verzeichnen. Der englische GP Patient Survey, den die Studie anführt, macht es konkret. 9 Prozent der Patienten, die keinen passenden Termin bekamen, gingen stattdessen in eine Notaufnahme oder Walk-in-Klinik. Übertragen heißt das, ein unbeantwortetes Praxistelefon verlagert Arbeit nicht, es verschiebt sie ins teuerste Glied des Systems. Und der Rest der erfolglosen Anrufer versucht es bei der nächsten Praxis auf der Liste.
Sind Arztpraxen verpflichtet, ans Telefon zu gehen?
Die Frage taucht in jeder Diskussion über Praxistelefone auf, und die Antwort überrascht viele. Eine ausdrückliche Telefonpflicht gibt es nicht. Der Bundesmantelvertrag-Ärzte verlangt in § 17, dass Vertragsärzte an ihren Tätigkeitsorten mindestens 25 Stunden pro Woche persönlich in Form von Sprechstunden zur Verfügung stehen. Das ist eine Präsenzpflicht in der Praxis, keine Vorgabe für die Leitung. Wie viele Anrufe durchkommen, regelt kein Paragraf, von einzelnen Zusatzvorgaben der Kassenärztlichen Vereinigungen abgesehen, etwa für die psychotherapeutische Sprechstunde.
Praktisch hilft diese Freiheit wenig, denn fast alles, was eine Praxis organisiert, läuft über das Telefon. Terminvergabe, Rezeptwünsche, Überweisungen, Absagen. Ein systematischer Review im British Journal of General Practice kam schon 2005 zu dem Schluss, dass sich rund die Hälfte der Anrufe in Hausarztpraxen komplett am Telefon abschließen lässt, ohne dass jemand vorbeikommen muss. Jeder dieser Anrufe, der nicht durchkommt, wird zu einem vollen Wartezimmer, einem verpassten Termin oder einem Patienten, der es woanders versucht. Die Pflicht mag beim Telefon enden, die Kosten tun es nicht.
Die drei Wege, das Praxistelefon zu entlasten
Wer das Problem lösen will, hat im Kern drei Möglichkeiten, und sie unterscheiden sich weniger im Preis als im Ergebnis eines Anrufs.
| Was passiert im Anruf? | Telefonservice (Mensch) | Mehr Personal (MFA) | KI-Telefonassistent |
|---|---|---|---|
| Anruf wird angenommen | ja, zu gebuchten Zeiten | ja, wenn jemand frei ist | ja, rund um die Uhr |
| Mehrere Anrufe gleichzeitig | begrenzt, je nach Tarif | nein, eine Leitung pro Person | ja, parallel ohne Aufpreis |
| Termin landet im Praxiskalender | selten, meist nur Terminwunsch als Notiz | ja | ja, Buchung direkt im Gespräch |
| Medizinische Einschätzung | nein, geschultes Sekretariat, keine Behandlung | ja, im Rahmen der Ausbildung | nein, nimmt auf und leitet weiter |
| Ergebnis für die Praxis | Rückrufliste per Mail oder SMS | erledigtes Anliegen | erledigtes Anliegen oder dokumentierter Rückruf |
| Kosten bei ~300 Anrufen im Monat | ca. 500 bis 1.200 € | anteilige Personalkosten, s. unten | ca. 39 bis 250 € |
Der menschliche Service ist im Grunde ein ausgelagerter Anrufbeantworter mit Stimme. Freundlich, zuverlässig, aber am Ende steht eine Rückrufliste, die das Praxisteam trotzdem abarbeiten muss. Die eigene MFA kann am meisten, ist aber die knappste und teuerste Ressource der Praxis, und genau ihre Entlastung war ja der Ausgangspunkt. Der KI-Assistent sitzt dazwischen. Er ersetzt kein medizinisches Urteil, aber er erledigt die Routineanliegen, die den größten Teil des Anrufaufkommens ausmachen, und zwar auch dann, wenn drei Patienten gleichzeitig anrufen.
Was kostet ein Telefonservice für die Arztpraxis?
Die Preismodelle der menschlichen Anbieter ähneln sich. Es gibt eine monatliche Grundgebühr, dazu kommt ein Preis pro angenommenem Anruf, und oft noch einmal derselbe Betrag pro angefangener Bearbeitungsminute. Ein Blick auf die veröffentlichten Preislisten, Stand Juli 2026, alle netto.
| Anbieter | Grundgebühr/Monat | Preis je Anruf | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| ebuero | 59,90 bis 179,90 € | 1,04 bis 1,39 € plus je Bearbeitungsminute | 24h-Annahme kostet extra oder ist im Profi-Tarif |
| medisek (ebuero) | 49 bis 149 € | 1 Credit je Anruf, Preis nur auf Anfrage | eigene Arztpraxis-Marke von ebuero |
| Medical Mobile Office | 99 bis 199 € | Minutenpreis auf Anfrage, sekundengenau | medizinisch geschultes Personal, Setup 89 €/Std |
| starbuero | 0 € | 0,59 € plus 0,59 € je Bearbeitungsminute | reines Pay-as-you-go |
Auffällig ist, wie oft der entscheidende Preis fehlt. Grundgebühren stehen groß auf der Seite, der Betrag pro Anruf oder Minute steht dagegen teils nur im Preisverzeichnis oder gleich „auf Anfrage”. Dabei macht genau er die Rechnung. Nach der eigenen Beispielrechnung von starbuero kosten schon 100 Anrufe mit je zweieinhalb Minuten rund 207 €. Bei einer Praxis mit 300 Anrufen im Monat und dem ebuero-Standardtarif kommen je nach Gesprächsdauer schnell 800 bis 1.200 € zusammen.
KI-Telefonassistenten für Arztpraxen rechnen anders. Doctolib verkauft seinen Assistenten nicht einzeln, sondern als Teil der Praxissoftware ab dem Tarif Patientenmanagement für 229 € im Monat je Behandler (inkl. MwSt., im Jahresabo). MediVoice von Mediform startet bei 90 € je Standort mit 500 Freiminuten, darüber kostet die Minute 18 Cent. Bei SpeakKI beginnt der Starter-Tarif bei 39 € mit 300 Freiminuten. Das Volumen schlägt kaum noch zu Buche, weil kein Mensch pro Minute bezahlt werden muss. Die ausführliche Übersicht über alle Preismodelle steht in unserem Beitrag Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Zur Einordnung der dritten Säule. Das Median-Bruttogehalt einer Medizinischen Fachangestellten liegt laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit bei 3.129 € im Monat, mit Arbeitgeberanteilen kostet die Stelle die Praxis real um die 3.700 €. Diese Zahl ist kein Argument gegen MFAs, im Gegenteil. Sie zeigt, wie teuer es ist, ausgebildetes Fachpersonal als Anrufbeantworter zu verheizen, und wie unerreichbar ein besetztes Telefon für Praxen ist, die auf dem leeren Stellenmarkt schlicht niemanden finden.
Wann Patienten wirklich anrufen. 234 Anrufe ausgewertet
Bei der Frage, welche Lösung passt, hilft ein Blick darauf, wann das Telefon überhaupt klingelt. Wir betreiben die Systeme selbst und haben dafür die Patientenanrufe einer Physiotherapie-Praxis aus unserem Produktivbetrieb ausgewertet. 234 Anrufe zwischen Februar und Ende Juli 2026, ohne interne Anrufe und Testserien. Eine Physiotherapie-Praxis ist kein Arztsitz, aber der Terminbetrieb, der Empfangsengpass und die Patientenanrufe funktionieren gleich.
Drei Dinge fallen auf.
Der Vormittag ist die kritische Zone, jeden Tag. Zwischen 8 und 11 Uhr geht mehr als ein Drittel aller Anrufe ein, die stärkste einzelne Stunde ist die zwischen 8 und 9. Das ist exakt die Zeit, in der auch das Wartezimmer voll ist und der Tresen am meisten zu tun hat. Nach der Mittagsdelle folgt um 15 Uhr eine zweite Welle, wenn Berufstätige aus Terminen kommen und Schulkinder abgeholt sind.
Der Montagsansturm ist kleiner als sein Ruf. Auf den Montag entfällt bei uns rund ein Fünftel der Anrufe, kaum mehr als auf Mittwoch oder Dienstag. Die Last verteilt sich fast gleichmäßig über die Woche. Wer seine Telefonzeiten nur für den Montag verstärkt, hat Dienstag bis Freitag dasselbe Problem.
Gut jeder zehnte Anruf kommt, wenn niemand da sein kann. 11 Prozent der Anrufe gingen außerhalb von Montag bis Freitag, 8 bis 18 Uhr ein, also abends, am Wochenende oder vor Praxisöffnung. Diese Praxis hat vergleichsweise lange Öffnungszeiten. Bei einer typischen Arztpraxis mit Mittwochnachmittag zu und Mittagspause fällt entsprechend mehr Anrufzeit in unbesetzte Stunden.
Und was wird aus den Anrufen? Fast 8 von 10 Anrufern sprechen mit der KI und nennen ihr Anliegen, ein echtes Gespräch dauert im Median gut anderthalb Minuten. Fast zwei Drittel aller Anrufe drehen sich um Termine, neu buchen, verschieben oder absagen. 13 Prozent enden direkt mit einem fertig gebuchten Termin, geprüft gegen den echten Praxiskalender, und insgesamt sind 88 Prozent der Anrufe erledigt, ohne dass jemand am Tresen den Hörer abgenommen hat. Wie dieser Aufbau mit Empfangsassistent und Spezialisten intern funktioniert, beschreibt unser Beitrag zum KI-Rezeptionisten. Wie sich Anrufzeiten und Gesprächsergebnisse über mehrere Branchen hinweg verteilen, zeigt unsere Anrufstudie 2026.
Für wen sich was lohnt
Aus unseren Kundengesprächen lässt sich das ziemlich klar sortieren.
Ein menschlicher Telefonservice passt, wenn Anrufer zwingend eine Person erwarten und die Praxis mit einer Rückrufliste gut leben kann. Er bleibt die teuerste externe Lösung, und den Kalenderzugriff hat er in aller Regel nicht.
Mehr Personal ist die beste Antwort, wenn nicht nur das Telefon, sondern die ganze Praxis unterbesetzt ist. Wer eine MFA findet und bezahlen kann, gewinnt weit mehr als eine Telefonstimme. Nur als reine Telefonlösung ist es die mit Abstand kostspieligste Variante, falls der Stellenmarkt überhaupt jemanden hergibt.
Ein KI-Telefonassistent lohnt sich, wenn der Engpass die Erreichbarkeit ist. Vormittagsspitzen, Mittagspause, parallele Anrufe, Terminwünsche. Also genau das Muster, das unsere Daten zeigen. Er nimmt jeden Anruf an, bucht Termine direkt im Kalender und übergibt an einen Menschen, wenn es nötig wird. Was er bewusst nicht tut, sind medizinische Auskünfte, solche Anliegen dokumentiert er für den Rückruf. Gerade bei Heilberufen zählt neben der DSGVO die Schweigepflicht nach § 203 StGB, wie ein Assistent beides einhält, steht im Beitrag zu KI-Telefonassistent und DSGVO. Mehr zum Einsatz in der Praxis steht auf unserer Seite für Arztpraxen.
Ob Ihre Patienten mit einer KI sprechen, müssen Sie niemandem glauben, auch uns nicht. Sie können es anhören, mit 50 Freiminuten und ohne Kreditkarte. Einrichten, die Praxisnummer testweise anrufen, entscheiden.
Quellen und Transparenz
Die Betriebszahlen in diesem Artikel (234 Anrufe, Uhrzeiten-Verteilung, Gesprächsquoten, Buchungsquote) stammen aus anonymisierten, aggregierten Produktionsdaten einer Physiotherapie-Praxis, die SpeakKI-Kunde ist, ohne interne Anrufe und erkennbare Testserien. Datenexporte vom 16. und 27. Juli 2026. Dieselbe Datenbasis liegt unserer Anrufstudie 2026 zugrunde. Anbieterpreise wurden am 17. Juli 2026 von den öffentlichen Preisseiten abgerufen, alle Angaben netto. Externe Behauptungen sind unten belegt.
- GKV-Spitzenverband, Versichertenbefragung 2024 (Management Consult, n = 3.512 GKV-Versicherte). 44 % unzufrieden mit der telefonischen Erreichbarkeit, 42 % nehmen eine Verschlechterung wahr. gkv-90prozent.de
- GKV-Spitzenverband, Versichertenbefragung 2025 (n = 3.520). 39 % bewerten die Erreichbarkeit außerhalb regulärer Sprechzeiten als schwierig. gkv-90prozent.de
- Bundesmantelvertrag-Ärzte, § 17 Abs. 1a. Mindestens 25 Wochenstunden Sprechstunde als Präsenzpflicht. kbv.de (PDF)
- Cowling TE et al. (2013), Access to Primary Care and Visits to Emergency Departments in England, PLoS One. Praxen mit bester Terminverfügbarkeit hatten signifikant weniger selbst eingewiesene Notaufnahme-Besuche (Relatives Risiko 0,898). Die 9-%-Zahl stammt aus dem in der Studie zitierten englischen GP Patient Survey 2011/12. journals.plos.org
- Bunn F et al. (2005), Telephone consultation and triage, British Journal of General Practice. Rund die Hälfte der Anrufe ließ sich vollständig telefonisch abschließen. bjgp.org
- Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas, Beruf „Medizinische/r Fachangestellte/r”. Median-Bruttoentgelt 3.129 €/Monat (Vollzeit), abgerufen Juli 2026. web.arbeitsagentur.de
- Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung, Fachinformation „Personalsituation in Praxen der vertragsärztlichen und -psychotherapeutischen Versorgung” (Nov. 2021, Sondererhebung Zi-Praxis-Panel, n = 5.424 Praxen). 88,3 % beurteilen die MFA-Verfügbarkeit als schlecht oder sehr schlecht, 14,7 % der Vertragsarztpraxen reduzierten ihr Leistungsangebot. zi.de (PDF)
- Preisquellen. ebuero.de/preisverzeichnis · medisek.de/preisverzeichnis · medical-mobile-office.de · starbuero.de/preise · Doctolib laut medizinio.de-Vergleich · SpeakKI-Preise
Stand: Juli 2026. Preise und Konditionen können sich ändern.
Fragen zum Telefonservice für Arztpraxen
Was kostet ein Telefonservice für eine Arztpraxis?
Menschliche Telefonservices verlangen meist eine Grundgebühr von 50 bis 180 € im Monat und rechnen zusätzlich pro Anruf und pro Bearbeitungsminute ab, je nach Anbieter zwischen 0,59 und 1,39 € je Einheit. Bei 300 Anrufen im Monat kommen so schnell 500 bis 1.200 € zusammen. KI-Telefonassistenten für Praxen liegen je nach Anbieter bei 39 bis 250 € monatlich, meist unabhängig vom Anrufvolumen.
Sind Arztpraxen verpflichtet, ans Telefon zu gehen?
Eine ausdrückliche Telefonpflicht gibt es nicht. Der Bundesmantelvertrag-Ärzte verlangt in § 17, dass Vertragsärzte mindestens 25 Stunden pro Woche Sprechstunde anbieten. Wie gut die Praxis telefonisch erreichbar ist, bleibt weitgehend ihre eigene Organisationsentscheidung. Praktisch hängen aber Terminvergabe, Rezeptwünsche und Absagen am Telefon.
Wie muss eine Arztpraxis telefonisch erreichbar sein?
Verbindliche Vorgaben betreffen vor allem die Sprechstundenzeiten, nicht das Telefon. Einzelne Kassenärztliche Vereinigungen machen Zusatzvorgaben, etwa für psychotherapeutische Sprechstunden. Als Faustregel gilt, dass Patienten die Praxis während der Sprechzeiten erreichen können sollten. Wer dauerhaft nicht rangeht, riskiert keine Zulassung, aber Patienten und Bewertungen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Telefonservice und einem KI-Telefonassistenten?
Beim klassischen Telefonservice nehmen externe Mitarbeiter die Anrufe an, notieren das Anliegen und schicken der Praxis eine Nachricht. Ein KI-Telefonassistent führt das Gespräch mit einer Software, kann aber direkt in den Praxiskalender schauen, Termine buchen, verschieben und stornieren. Der eine dokumentiert, der andere erledigt.
Kann ein Telefonservice Termine direkt in den Praxiskalender buchen?
Die meisten menschlichen Telefonservices haben keinen Zugriff auf den Praxiskalender und nehmen nur Terminwünsche auf, die das Praxisteam später abarbeitet. Ein KI-Telefonassistent wie SpeakKI prüft freie Zeiten direkt im angebundenen Kalender und bestätigt den Termin noch im Gespräch. In der Physiotherapie-Praxis aus unserem Produktivbetrieb endet rund jeder achte Anruf mit einem fertig gebuchten Termin.
Warum sind Arztpraxen telefonisch so schlecht erreichbar?
Weil das Telefon und der Tresen um dieselben Menschen konkurrieren. Medizinische Fachangestellte betreuen Patienten vor Ort, dokumentieren und assistieren, während parallel das Telefon klingelt. Dazu kommt der Personalmangel. In einer Befragung des GKV-Spitzenverbandes von 2024 waren 44 % der Versicherten mit der telefonischen Erreichbarkeit der Praxen unzufrieden.
Lohnt sich ein Telefonservice auch für kleine Praxen?
Gerade für kleine Praxen ohne besetzten Empfang ist die Rechnung oft am klarsten. Eine zusätzliche Teilzeitkraft kostet vierstellig, ein menschlicher Service bei normalem Anrufaufkommen mehrere hundert Euro. Ein KI-Assistent ab 39 € im Monat nimmt jeden Anruf an, auch in der Mittagspause und nach Feierabend. Testen lässt sich das bei SpeakKI kostenlos mit 50 Freiminuten.
