Tools verstehen: Was Ihr Assistent tun kann
Anweisungen bestimmen, was Ihr Assistent sagt. Tools bestimmen, was er tun kann: Termine buchen, Anrufe weiterleiten, Anliegen aufnehmen. Dieser Überblick zeigt alle Tools und wofür Sie sie einsetzen.
Wann Sie das brauchen
Abschnitt betitelt „Wann Sie das brauchen“Ein Anrufer möchte einen Termin. Der Assistent schaut in Ihren Kalender, nennt freie Zeiten und trägt den Termin ein. Möglich machen das zwei Tools: Verfügbarkeit prüfen und Termin buchen. Ohne Tools kann Ihr Assistent nur Auskunft geben — mit Tools erledigt er Dinge.
Wo Sie Tools verwalten
Abschnitt betitelt „Wo Sie Tools verwalten“Alle Tools Ihrer Organisation liegen an einer Stelle: Öffnen Sie in der Seitenleiste Assistent und wechseln Sie in den Tab Tools. Die Liste gruppiert Ihre Tools nach Kategorien wie Anrufsteuerung und Kalender.
Ein neues Tool legen Sie über Neues Tool an. Im Dialog Neues Tool erstellen wählen Sie den Typ, füllen dann das zugehörige Formular aus und klicken auf Tool speichern.
Damit ein Assistent ein Tool auch nutzt, weisen Sie es ihm zu. Öffnen Sie dafür den Assistenten und wählen Sie in der Sektion Tools über Tool hinzufügen ein oder mehrere Tools aus. Dasselbe Tool darf mehreren Assistenten zugewiesen sein.
Die Tools im Überblick
Abschnitt betitelt „Die Tools im Überblick“| Tool | Was es tut | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Datenerfassung | Fragt festgelegte Angaben ab und speichert sie zum Anruf | Anliegen und Rückrufbitten aufnehmen |
| Verfügbarkeit prüfen | Ruft freie Terminslots aus Ihrem Kalender ab | „Wann hätten Sie etwas frei?“ |
| Termin buchen | Trägt den Termin verbindlich in den verbundenen Kalender ein | Terminvereinbarung, Reservierungen |
| Termin stornieren | Sagt einen bestehenden Termin ab | „Ich muss leider absagen“ |
| Termin verschieben | Legt einen bestehenden Termin auf einen neuen Zeitpunkt | Umbuchungswünsche |
| Anruf weiterleiten | Stellt den Anrufer live an eine Rufnummer oder einen Kontakt durch | Dringende Fälle, Wunsch nach einem echten Menschen |
| Anruf auflegen | Beendet das Gespräch mit einer Verabschiedung | Gesprächsende, Werbeanrufe abwimmeln |
| Handoff | Übergibt das Gespräch an einen zweiten, spezialisierten Assistenten | Empfang plus Fach-Assistent |
| Sprachwechsel | Wechselt die Gesprächssprache, wenn der Anrufer eine andere spricht | Internationale Anrufer |
| API Request | Ruft ein eigenes System über eine Web-Schnittstelle auf | Anbindung an CRM oder Warenwirtschaft |
Für die Weiterleitung gilt: ein Tool pro Ziel, sprechend benannt — etwa weiterleitung_buero und weiterleitung_notfall. So kann der Assistent sauber zwischen den Zielen unterscheiden.
Was manche Tools voraussetzen
Abschnitt betitelt „Was manche Tools voraussetzen“Die vier Kalender-Tools brauchen einen verbundenen Google Kalender; ohne Verbindung lässt sich das Formular nicht abschließen. Wer an einen Kontakt weiterleitet, braucht den Kontakt samt Rufnummer im System; die Nummer wird bei jedem Anruf frisch gelesen und bleibt so aktuell. Ein Handoff braucht einen zweiten Assistenten als Ziel.
Abgrenzung
Abschnitt betitelt „Abgrenzung“- Tools ersetzen keine Anweisungen. Ein zugewiesenes Tool ist erst einmal nur eine Fähigkeit. Wann der Assistent sie einsetzt, steuern Ihre Anweisungen und die Beschreibung, die Sie am Tool hinterlegen.
- Begrüßung, Stimme und Sprache sind keine Tools. Diese Punkte gehören zu den Sektionen des Editors.
- Die Dauer-Weiterleitung einzelner Anrufer läuft nicht über Tools. Soll ein bestimmter Anrufer immer direkt bei Ihnen landen, stellen Sie das am jeweiligen Kontakt ein.
Häufige Fragen
Abschnitt betitelt „Häufige Fragen“Muss ich Tools selbst anlegen?
Abschnitt betitelt „Muss ich Tools selbst anlegen?“Ja, einmalig. Entweder im Tab Tools oder bequemer über die Block-Bibliothek im Anweisungs-Editor, die passende Tools gleich mit anlegt und zuweist.
Kann ich ein Tool wieder entfernen?
Abschnitt betitelt „Kann ich ein Tool wieder entfernen?“Jederzeit. In der Sektion Tools des Assistenten entfernen Sie die Zuweisung, im Tab Tools löschen Sie das Tool ganz. Beim Löschen verschwindet es bei allen Assistenten, denen es zugewiesen war.
Wie viele Tools sollte ein Assistent haben?
Abschnitt betitelt „Wie viele Tools sollte ein Assistent haben?“So wenige wie nötig. Je klarer die Auswahl, desto zuverlässiger greift der Assistent zum richtigen Tool. Wächst die Aufgabenliste stark, verteilen Sie sie per Handoff auf mehrere Assistenten.
Merkt der Anrufer, wenn ein Tool arbeitet?
Abschnitt betitelt „Merkt der Anrufer, wenn ein Tool arbeitet?“Höchstens eine kurze Pause. Für Tools, die einen Moment brauchen, hinterlegen Sie eine Überbrückung wie „Einen Moment, ich prüfe die Verfügbarkeit“. Bei Weiterleitung und Gesprächsende wählen Sie, ob der Assistent frei formuliert, einen festen Text spricht oder ohne Ansage handelt.